Προμήθειες, παραγγελίες και αποθήκη

Τι είναι

Ποιος το κάνει

Υπεύθυνος προμηθειών

Λαμβάνει προσφορές, εκδίδει παραγγελίες και διαχειρίζεται τους προμηθευτές.

Επικεφαλής εργοταξίου ή μηχανικός

Εκδίδει αιτήματα για ό,τι χρειάζεται και πότε, και επιβεβαιώνει τις παραδόσεις.

Αποθηκάριος

Παραλαμβάνει τα αγαθά, καταγράφει το απόθεμα και διαθέτει υλικά στο εργοτάξιο.

Επιμετρητής (QS)

Ελέγχει τις παραγγελίες έναντι του προϋπολογισμού και αναφέρει το δεσμευμένο κόστος.

Λογιστήριο πληρωτέων

Αντιστοιχίζει τα τιμολόγια με παραγγελίες και παραλαβές πριν από την πληρωμή.

Πώς εξελίσσεται

1. Σχεδιασμός των προμηθειών

   Καταρτίστε πρόγραμμα με ό,τι πρέπει να αγοραστεί και πότε, επισημαίνοντας τα είδη μεγάλου χρόνου παράδοσης σε σχέση με το χρονοδιάγραμμα.

2. Έκδοση αιτημάτων

   Το προσωπικό του εργοταξίου ή του έργου ζητά υλικά με ποσότητες, προδιαγραφές και απαιτούμενες ημερομηνίες.

3. Λήψη προσφορών

   Ζητήστε τιμές από εγκεκριμένους προμηθευτές και συγκρίνετέ τες με ίσους όρους.

4. Έκδοση παραγγελιών αγοράς

   Εκδώστε παραγγελίες με τιμή, ποσότητα, ημερομηνία παράδοσης και όρους, δεσμεύοντας το κόστος στον σωστό κωδικό.

5. Επιτάχυνση και παραλαβή

   Παρακολουθήστε τις παραδόσεις και στη συνέχεια καταγράψτε τα παραληφθέντα αγαθά με ποσότητες και κατάσταση.

6. Διαχείριση αποθέματος

   Καταγράψτε εισροές και εκροές αποθέματος, ώστε να είναι δυνατή η ιχνηλάτηση των υλικών και η επαναχρησιμοποίηση ή επιστροφή του πλεονάσματος.

7. Αντιστοίχιση τιμολογίων

   Πληρώστε μόνο όταν συμφωνούν το τιμολόγιο, η παραγγελία και το δελτίο παραλαβής.

Διαφορές ανά χώρα

Ηνωμένο Βασίλειο

Ο Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act), όπως τροποποιήθηκε, ορίζει κανόνες ειδοποίησης πληρωμής για τις κατασκευαστικές συμβάσεις, κάτι που επηρεάζει τις προμήθειες υπεργολαβιών. Ο εγχώριος μηχανισμός αντίστροφης χρέωσης ΦΠΑ ισχύει για πολλές κατασκευαστικές υπηρεσίες μεταξύ επιχειρήσεων.

Γερμανία

Οι αγορές υλικών υπάγονται στο δίκαιο πωλήσεων του BGB και στο HGB για τους εμπόρους, που περιλαμβάνει υποχρέωση ελέγχου και άμεσης γνωστοποίησης ελαττωμάτων (§ 377 HGB). Οι εργασίες υπεργολαβίας ανατίθενται συνήθως με όρους VOB/B.

Γαλλία

Η υπεργολαβία διέπεται από τον νόμο της 31ης Δεκεμβρίου 1975, ο οποίος απαιτεί οι υπεργολάβοι σε δημόσια έργα να γίνονται αποδεκτοί από τον κύριο του έργου και επιτρέπει την άμεση πληρωμή πάνω από ένα όριο. Οι όροι πληρωμής προμηθευτών περιορίζονται από το Code de commerce.

Ηνωμένες Πολιτείες

Οι προμηθευτές και οι υπεργολάβοι έχουν συνήθως δικαιώματα mechanic's lien σε ιδιωτικά έργα και δικαιώματα εγγύησης πληρωμής (payment bond) σε δημόσια έργα βάσει του Miller Act και των πολιτειακών Little Miller Acts. Οι δηλώσεις παραίτησης από lien (lien waivers) συλλέγονται συνήθως με κάθε πληρωμή.

Διεθνώς

Οι διασυνοριακές προμήθειες απαιτούν προσοχή στους Incoterms, στους εισαγωγικούς δασμούς, στο νόμισμα και στους χρόνους παράδοσης. Οι συμβάσεις FIDIC περιλαμβάνουν διατάξεις για τον εξοπλισμό και τα υλικά που προορίζονται για το έργο και για το πότε μπορούν να πληρωθούν.

Συχνά λάθη

• Καθυστερημένη παραγγελία ειδών μεγάλου χρόνου παράδοσης, επειδή το πρόγραμμα προμηθειών δεν συνδέθηκε με το χρονοδιάγραμμα.
• Έκδοση παραγγελιών χωρίς κωδικό κόστους, οπότε το δεσμευμένο κόστος δεν εμφανίζεται στις αναφορές.
• Πληρωμή τιμολογίων χωρίς αντίστοιχο δελτίο παραλαβής.
• Προφορικές παραγγελίες από το προσωπικό του εργοταξίου που δεν καταγράφονται μέχρι να φτάσει το τιμολόγιο.
• Παράβλεψη του πλεονάζοντος αποθέματος στο τέλος του έργου, που στη συνέχεια διαγράφεται ή χάνεται.

Στο OpenConstructionERP