Διαγωνισμοί και σύγκριση προσφορών

Τι είναι

Ποιος το κάνει

Υπεύθυνος προμηθειών ή διαγωνισμού

Διευθύνει τη διαδικασία, εκδίδει τα έγγραφα, διαχειρίζεται το χρονοδιάγραμμα και το μητρώο ερωτημάτων.

Επιμετρητής (QS) ή κοστολόγος

Ετοιμάζει το έγγραφο τιμολόγησης, εξομαλύνει τις προσφορές και αναφέρει για την αξία.

Ομάδα μελέτης

Απαντά σε τεχνικά ερωτήματα και εξετάζει εναλλακτικές προτάσεις.

Προσφέροντες

Τιμολογούν τις εργασίες, υποβάλλουν ερωτήματα και δηλώνουν τυχόν επιφυλάξεις.

Κύριος του έργου ή εμπορικός διευθυντής

Εγκρίνει την πρόταση ανάθεσης.

Πώς εξελίσσεται

1. Καθορισμός του πακέτου

   Ορίστε το φυσικό αντικείμενο, τις διεπαφές με άλλα πακέτα, τον τύπο σύμβασης και το έγγραφο τιμολόγησης.

2. Προεπιλογή προσφερόντων

   Ελέγξτε την εμπειρία, τη δυναμικότητα, την οικονομική επιφάνεια και το ιστορικό ασφάλειας πριν προσκαλέσετε προσφορές.

3. Έκδοση της πρόσκλησης

   Στείλτε τα ίδια έγγραφα και την ίδια προθεσμία σε όλους τους προσφέροντες και καταγράψτε τι στάλθηκε.

4. Διαχείριση ερωτημάτων

   Απαντήστε γραπτώς στις ερωτήσεις και κοινοποιήστε τις απαντήσεις σε όλους τους προσφέροντες, εκδίδοντας συμπληρώματα όταν αλλάζει το φυσικό αντικείμενο.

5. Παραλαβή και αποσφράγιση προσφορών

   Συλλέξτε τις προσφορές μέχρι την προθεσμία και καταγράψτε τις υπό ελεγχόμενες συνθήκες.

6. Εξομάλυνση και σύγκριση

   Προσαρμόστε κάθε προσφορά για εξαιρέσεις, επιφυλάξεις και αριθμητικά λάθη και μετά συγκρίνετε σε ισοδύναμο φυσικό αντικείμενο.

7. Πρόταση και ανάθεση

   Καταρτίστε την πρόταση, διευκρινίστε τα εναπομείναντα σημεία και εκδώστε την ανάθεση.

Διαφορές ανά χώρα

Ηνωμένο Βασίλειο

Οι δημόσιες συμβάσεις διέπονται από τον Procurement Act 2023, σε ισχύ από τον Φεβρουάριο του 2025. Οι κύριες συμβάσεις είναι συνήθως JCT ή NEC4 και ο διαγωνισμός δύο σταδίων είναι συχνός σε μεγαλύτερα κτιριακά έργα.

Γερμανία

Τα δημόσια έργα προκηρύσσονται σύμφωνα με το VOB/A, με την ανοικτή διαδικασία (offenes Verfahren) ως κανονική οδό πάνω από τα όρια. Τα τιμολόγια εκδίδονται και επιστρέφονται σε μορφή GAEB και οι όροι της σύμβασης ακολουθούν το VOB/B.

Γαλλία

Οι δημόσιοι διαγωνισμοί ακολουθούν το Code de la commande publique, συνήθως με χωριστά τμήματα (lots) ανά ειδικότητα. Οι προσφέροντες τιμολογούν το DPGF ή το BPU και το DQE σε σχέση με το CCTP, ενώ το CCAP ορίζει τους διοικητικούς όρους, συχνά παραπέμποντας στο CCAG-Travaux.

Ηνωμένες Πολιτείες

Τα δημόσια έργα ανατίθενται συνήθως με σφραγισμένη ανταγωνιστική προσφορά στον χαμηλότερο ανταποκρινόμενο και υπεύθυνο προσφέροντα, συχνά με εγγυήσεις συμμετοχής (bid bonds). Τα ιδιωτικά έργα συχνά διαπραγματεύονται και οι συμβάσεις χρησιμοποιούν συνήθως έντυπα AIA ή ConsensusDocs.

Διεθνώς

Οι πολυμερείς αναπτυξιακές τράπεζες απαιτούν δικούς τους κανόνες προμηθειών, συχνά με όρους βασισμένους στο FIDIC. Το FIDIC δημοσιεύει επίσης οδηγίες για τις διαδικασίες προμηθειών της σειράς συμβάσεών του.

Συχνά λάθη

• Έκδοση πακέτων με ασαφή όρια φυσικού αντικειμένου μεταξύ ειδικοτήτων, οπότε κάποιες εργασίες τιμολογούνται δύο φορές και κάποιες καθόλου.
• Απάντηση σε ερώτημα ενός προσφέροντος χωρίς κοινοποίηση στους υπόλοιπους.
• Σύγκριση συνολικών τιμών χωρίς εξομάλυνση για εξαιρέσεις και επιφυλάξεις.
• Παροχή πολύ μικρού χρόνου προετοιμασίας προσφορών σε σχέση με την πολυπλοκότητα του πακέτου.
• Μη καταγραφή των λόγων της ανάθεσης, κάτι που αποδυναμώνει τη θέση του κυρίου του έργου σε περίπτωση προσφυγής.

Στο OpenConstructionERP