Giai đoạn 4/7 · Mua sắm

Đấu thầu và so sánh hồ sơ dự thầu

Gửi gói thầu cho nhà thầu, quy đổi các mức giá nhận về cùng cơ sở và đề xuất đơn vị trúng thầu.

Miễn phíBuy the package: Ashbrook masonry tender +12 khác
Video miễn phí18 video

Kết quả đầu ra: Gói thầu, bảng so sánh hồ sơ dự thầu và đề xuất trao thầu
Mô-đun: Tendering and procurement
Tài liệu: Invitation to tender
Tender returns
Bid comparison
Award recommendation
Tiêu chuẩn và tham chiếu: EU Directive 2014/24/EU
UK Procurement Act 2023
VOB/A
US FAR

Là gì

Đấu thầu là quá trình mời chào giá cho công việc trên những điều kiện bình đẳng và chọn nhà cung cấp. Quá trình này gồm chuẩn bị gói thầu, sơ tuyển nhà thầu, phát hành hồ sơ, trả lời câu hỏi, tiếp nhận hồ sơ dự thầu và so sánh chúng trên cùng cơ sở. Chủ đầu tư dùng để chọn tổng thầu, còn nhà thầu dùng để giao các gói cho nhà thầu phụ.

Một cuộc đấu thầu công bằng và có hồ sơ đầy đủ cho ra mức giá phản ánh đúng phạm vi và một hợp đồng có thể quản lý được. Gói thầu kém dẫn đến hồ sơ dự thầu kèm điều kiện, khoảng trống giữa các chuyên ngành và các yêu cầu bồi thường về sau. Việc cân chỉnh hồ sơ dự thầu (bid levelling), trong đó mỗi hồ sơ được điều chỉnh theo các nội dung loại trừ và sai sót để có thể so sánh, là nơi phần lớn giá trị thương mại được giành hoặc mất. Chủ đầu tư nhà nước còn phải tuân thủ pháp luật đấu thầu về công khai, minh bạch và đối xử bình đẳng.

Ai thực hiện

Trưởng bộ phận đấu thầu hoặc mua sắm: Điều hành quy trình, phát hành hồ sơ, quản lý lịch trình và danh sách câu hỏi.
Kỹ sư dự toán (QS): Chuẩn bị tài liệu định giá, cân chỉnh các hồ sơ dự thầu và báo cáo về giá trị.
Nhóm thiết kế: Trả lời các câu hỏi kỹ thuật và rà soát các đề xuất phương án thay thế.
Nhà thầu dự thầu: Định giá công việc, nêu câu hỏi và khai báo mọi điều kiện kèm theo.
Chủ đầu tư hoặc giám đốc thương mại: Phê duyệt đề xuất trao thầu.

Diễn ra thế nào

Xác định gói thầu
Thiết lập phạm vi, các mặt tiếp giáp với gói khác, loại hợp đồng và tài liệu định giá.
Sơ tuyển nhà thầu
Kiểm tra kinh nghiệm, năng lực, tình hình tài chính và hồ sơ an toàn trước khi mời dự thầu.
Phát hành thư mời thầu
Gửi cùng một bộ hồ sơ và cùng thời hạn cho tất cả nhà thầu, đồng thời ghi lại những gì đã gửi.
Quản lý các câu hỏi
Trả lời bằng văn bản và chia sẻ câu trả lời với mọi nhà thầu, ban hành văn bản bổ sung khi phạm vi thay đổi.
Tiếp nhận và mở thầu
Thu nhận hồ sơ dự thầu đến hạn và ghi nhận trong điều kiện được kiểm soát.
Cân chỉnh và so sánh
Điều chỉnh từng hồ sơ theo các nội dung loại trừ, điều kiện kèm theo và lỗi số học, rồi so sánh trên phạm vi tương đương.
Đề xuất và trao thầu
Lập đề xuất, làm rõ các điểm còn lại và ban hành quyết định trao thầu.

Khác biệt giữa các nước

Vương quốc Anh: Mua sắm công được điều chỉnh bởi Procurement Act 2023, có hiệu lực từ tháng Hai năm 2025. Hợp đồng chính thường dùng JCT hoặc NEC4, và đấu thầu hai giai đoạn thường gặp ở các dự án xây dựng lớn.
Đức: Công trình công được đấu thầu theo VOB/A, trong đó thủ tục mở (offenes Verfahren) là con đường thông thường khi vượt ngưỡng quy định. Bảng khối lượng được phát hành và nộp lại ở định dạng GAEB, còn điều kiện hợp đồng theo VOB/B.
Pháp: Đấu thầu công tuân theo Code de la commande publique, thường chia các lô riêng theo chuyên ngành. Nhà thầu định giá DPGF hoặc BPU và DQE căn cứ vào CCTP, còn CCAP quy định các điều kiện hành chính, thường dẫn chiếu tới CCAG-Travaux.
Hoa Kỳ: Công trình công thường được giao bằng đấu thầu cạnh tranh kín cho nhà thầu có giá thấp nhất đáp ứng yêu cầu và đủ năng lực, thường kèm bảo lãnh dự thầu (bid bond). Công trình tư nhân thường được thương thảo, và hợp đồng hay dùng mẫu AIA hoặc ConsensusDocs.
Quốc tế: Các ngân hàng phát triển đa phương yêu cầu quy tắc mua sắm riêng của họ, thường dựa trên điều kiện hợp đồng FIDIC. FIDIC cũng công bố hướng dẫn về các thủ tục mua sắm cho bộ hợp đồng của mình.

Lỗi thường gặp

Phát hành gói thầu với ranh giới phạm vi giữa các chuyên ngành không rõ, khiến có công việc bị tính hai lần và có công việc không được tính.
Trả lời câu hỏi cho một nhà thầu mà không chia sẻ cho các nhà thầu khác.
So sánh giá chào thầu bề ngoài mà không cân chỉnh các nội dung loại trừ và điều kiện kèm theo.
Cho thời gian làm hồ sơ quá ngắn so với độ phức tạp của gói thầu.
Không ghi lại lý do trao thầu, làm yếu vị thế của chủ đầu tư khi bị khiếu nại.

Trong OpenConstructionERP

Mô-đun: Tendering and procurement

OpenConstructionERP xử lý đấu thầu qua module Tendering để quản lý, phân phối, thu nhận và so sánh các gói thầu. Bid Management bao gồm thư mời, hỏi đáp, nộp hồ sơ, cân chỉnh và trao thầu, trong khi RFQ & Bidding hỗ trợ các vòng yêu cầu báo giá (RFQ) nhỏ hơn. Subcontractor Management lưu thông tin sơ tuyển và đánh giá để chỉ mời các đơn vị phù hợp. Contract Types Engine ghi nhận hợp đồng kết quả là trọn gói, GMP, chi phí cộng phí, theo thời gian và vật liệu, theo đơn giá hay thiết kế - thi công.

Tendering · Bid Management · RFQ & Bidding · Subcontractor Management · Contract Types Engine

Ứng dụng chạy tại openconstructionacademy.com/app dành cho học viên các khóa học.