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Achats, commandes et stocks

Commander les matériaux et les sous-traitances dans la limite du budget et suivre les livraisons.

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Livrable: Bons de commande, réceptions de marchandises et suivi des stocks
Module: Tendering and procurement
Documents: Purchase order
Delivery note
Goods received note
Supplier invoice
Normes et références: Incoterms 2020
ISO 10845

De quoi s'agit-il

Les achats d'un projet de construction consistent à acquérir matériaux, location de matériel et prestations de sous-traitance une fois le budget arrêté. Ils comprennent les demandes d'achat, la collecte de devis, l'émission des bons de commande, le suivi des livraisons, la réception des marchandises et le rapprochement des factures avec les commandes et les réceptions. Les matériaux à long délai d'approvisionnement, comme l'acier, les ascenseurs ou les tableaux électriques, doivent être commandés assez tôt pour tenir le planning.

De bons achats maîtrisent ensemble coûts et délais. Chaque commande engage un coût sur le budget, de sorte que les états de coûts engagés montrent la situation réelle bien avant l'arrivée des factures. Les réceptions prouvent ce qui a été livré et évitent de payer des articles non reçus. De mauvais achats se traduisent par des retards sur chantier, des achats d'urgence à prix plus élevé, des stocks excédentaires et des litiges avec les fournisseurs sur les quantités et la qualité.

Qui s'en charge

Acheteur ou responsable achats: Obtient les devis, passe les commandes et gère les fournisseurs.
Conducteur de travaux ou ingénieur de chantier: Émet les demandes d'achat, précise quoi et quand, et confirme les livraisons.
Magasinier: Réceptionne les marchandises, tient le stock et délivre les matériaux au chantier.
Économiste de la construction: Contrôle les commandes par rapport au budget et rend compte des coûts engagés.
Comptabilité fournisseurs: Rapproche les factures des commandes et des réceptions avant paiement.

Comment cela se déroule

Planifier les achats
Établir un calendrier de ce qui doit être acheté et quand, en repérant les articles à long délai au regard du planning.
Émettre les demandes d'achat
Le chantier ou l'équipe projet demande les matériaux avec quantités, spécifications et dates de besoin.
Obtenir des devis
Demander les prix aux fournisseurs agréés et les comparer sur des bases égales.
Passer les commandes
Émettre les bons de commande avec prix, quantité, date de livraison et conditions, en imputant le coût sur le bon code.
Relancer et réceptionner
Suivre les livraisons, puis enregistrer les marchandises reçues avec quantités et état.
Gérer le stock
Enregistrer les entrées et sorties de stock pour assurer la traçabilité des matériaux et permettre la réutilisation ou le retour des excédents.
Rapprocher les factures
Ne payer que lorsque facture, commande et réception concordent.

Différences selon les pays

Royaume-Uni: Le Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act), tel que modifié, fixe les règles de notification de paiement des contrats de construction, ce qui concerne la passation des contrats de sous-traitance. L'autoliquidation de la TVA s'applique à de nombreux services de construction entre entreprises.
Allemagne: Les achats de matériaux relèvent du droit de la vente du BGB et du HGB pour les commerçants, qui impose un devoir d'examen et de notification rapide des défauts (§ 377 HGB). Les travaux sous-traités sont couramment confiés selon les conditions de la VOB/B.
France: La sous-traitance est régie par la loi du 31 décembre 1975, qui exige l'acceptation des sous-traitants par le maître d'ouvrage dans les marchés publics de travaux et permet le paiement direct au-delà d'un seuil. Les délais de paiement des fournisseurs sont encadrés par le Code de commerce.
États-Unis: Les fournisseurs et sous-traitants disposent généralement d'un mechanic's lien sur les projets privés et de droits sur les payment bonds sur les projets publics en vertu du Miller Act et des Little Miller Acts des États. Des renonciations au privilège (lien waivers) sont couramment recueillies à chaque paiement.
International: Les achats transfrontaliers exigent de porter attention aux Incoterms, droits d'importation, devises et délais d'approvisionnement. Les contrats FIDIC comportent des dispositions sur les équipements et matériaux destinés aux travaux et sur le moment où ils peuvent être payés.

Erreurs courantes

Commander tard les articles à long délai parce que le calendrier d'achats n'était pas lié au planning.
Passer des commandes sans code de coût, de sorte que les coûts engagés n'apparaissent pas dans les états.
Payer des factures sans réception correspondante.
Laisser le personnel de chantier passer des commandes verbales qui ne sont enregistrées qu'à l'arrivée de la facture.
Ignorer les stocks excédentaires en fin de chantier, qui sont ensuite passés en perte ou égarés.

Dans OpenConstructionERP

Module: Tendering and procurement

OpenConstructionERP prend en charge les achats avec le module Procurement pour les bons de commande, les réceptions et la gestion des fournisseurs. Subcontractor Management conserve les contrats de sous-traitance, les situations de travaux, la retenue de garantie et la notation. RFQ & Bidding permet d'obtenir et de comparer les devis fournisseurs avant la commande. Le Contract Types Engine enregistre la base commerciale de chaque sous-traitance. Les fournisseurs, bordereaux de prix et la gestion des stocks sont couverts dans le groupe des données de coûts par Supplier Catalogs & Vendor Management, qui relie les prix aux commandes émises.

Procurement · Subcontractor Management · RFQ & Bidding · Contract Types Engine · Supplier Catalogs & Vendor Management

L'application est disponible sur openconstructionacademy.com/app pour les apprenants des cours.