Innkjøp, bestillinger og lager

Hva det er

Hvem som gjør det

Innkjøper eller innkjøpssjef

Innhenter tilbud, legger inn bestillinger og følger opp leverandører.

Byggeleder eller ingeniør

Oppretter rekvisisjoner på hva som trengs og når, og bekrefter leveranser.

Lagerforvalter

Mottar varer, registrerer lagerbeholdning og utleverer materialer til byggeplassen.

Kostnadsrådgiver

Kontrollerer bestillinger mot budsjettet og rapporterer forpliktede kostnader.

Leverandørreskontro

Avstemmer fakturaer mot bestillinger og mottak før betaling.

Hvordan det foregår

1. Planlegg innkjøpene

   Lag en oversikt over hva som må kjøpes og når, og fremhev varer med lang leveringstid mot fremdriftsplanen.

2. Opprett rekvisisjoner

   Byggeplassen eller prosjektteamet ber om materialer med mengder, spesifikasjoner og ønskede datoer.

3. Innhent tilbud

   Be om priser fra godkjente leverandører og sammenlign dem på like vilkår.

4. Legg inn bestillinger

   Send bestillinger med pris, mengde, leveringsdato og vilkår, og forplikt kostnaden på riktig kode.

5. Purr og motta

   Følg opp leveransene og registrer deretter mottatte varer med mengder og tilstand.

6. Styr lageret

   Registrer inn- og utgang fra lager slik at materialer kan spores og overskudd gjenbrukes eller returneres.

7. Avstem fakturaer

   Betal først når faktura, bestilling og varemottak stemmer overens.

Forskjeller mellom land

Storbritannia

Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act), med senere endringer, fastsetter regler om betalingsvarsler for byggekontrakter, noe som påvirker innkjøp av underentrepriser. Den innenlandske omvendte avgiftsplikten (reverse charge) for mva. gjelder for mange byggetjenester mellom virksomheter.

Tyskland

Kjøp av materialer faller under kjøpsretten i BGB og under HGB for næringsdrivende, som inneholder en plikt til å undersøke varen og reklamere umiddelbart (§ 377 HGB). Underentrepriser lyses vanligvis ut på VOB/B-vilkår.

Frankrike

Underentrepriser reguleres av loven av 31. desember 1975, som krever at underentreprenører i offentlige arbeider godkjennes av byggherren og gir rett til direkte betaling over en terskelverdi. Leverandørenes betalingsvilkår er begrenset av Code de commerce.

USA

Leverandører og underentreprenører har vanligvis mechanic's lien-rettigheter (pant i eiendommen) i private prosjekter og rettigheter etter betalingsgaranti (payment bond) i offentlige prosjekter etter Miller Act og delstatenes Little Miller Acts. Lien waivers (erklæringer om avkall på pant) innhentes vanligvis ved hver betaling.

Internasjonalt

Anskaffelser over landegrensene krever oppmerksomhet om Incoterms, importavgifter, valuta og leveringstider. FIDIC-kontrakter inneholder bestemmelser om maskiner og materialer som er ment for arbeidene, og om når de kan betales.

Vanlige feil

• Å bestille varer med lang leveringstid for sent fordi innkjøpsplanen ikke var knyttet til fremdriftsplanen.
• Å legge inn bestillinger uten kostnadskode, slik at forpliktede kostnader ikke vises i rapportene.
• Å betale fakturaer uten tilhørende varemottak.
• Å la folk på byggeplassen gi muntlige bestillinger som ikke registreres før fakturaen kommer.
• Å overse overskuddslager ved prosjektets slutt, som da avskrives eller forsvinner.

I OpenConstructionERP