Закупки, заказы и склад

Что это

Кто выполняет

Снабженец или менеджер по закупкам

Получает предложения, размещает заказы и управляет поставщиками.

Начальник участка или инженер

Подаёт заявки на то, что нужно и к какому сроку, и подтверждает поставки.

Кладовщик

Принимает товары, ведёт учёт остатков и выдаёт материалы на площадку.

Сметчик

Сверяет заказы с бюджетом и докладывает о принятых обязательствах.

Бухгалтерия (кредиторская задолженность)

Сверяет счета с заказами и приёмкой перед оплатой.

Как проходит

1. Спланировать закупки

   Составить график того, что и когда нужно купить, выделив позиции с длительным сроком поставки относительно графика работ.

2. Оформить заявки

   Персонал площадки или проекта запрашивает материалы с объёмами, спецификациями и требуемыми сроками.

3. Получить предложения

   Запросить цены у утверждённых поставщиков и сравнить их на равных условиях.

4. Разместить заказы

   Выпустить заказы с ценой, количеством, сроком поставки и условиями, отнеся затраты на правильный код.

5. Контролировать и принимать

   Отслеживать поставки, затем фиксировать принятые товары с количеством и состоянием.

6. Управлять остатками

   Фиксировать приход и расход на складе, чтобы материалы можно было отследить, а излишки использовать повторно или вернуть.

7. Сверять счета

   Оплачивать только тогда, когда счёт, заказ и приёмка товаров совпадают.

Различия по странам

Великобритания

Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act) с изменениями устанавливает правила уведомлений об оплате по строительным договорам, что влияет на закупки по субподряду. Внутренний механизм обратного начисления НДС применяется ко многим строительным услугам между компаниями.

Германия

Покупка материалов регулируется правом купли-продажи BGB и HGB для коммерсантов, включая обязанность осмотреть товар и незамедлительно уведомить о дефектах (§ 377 HGB). Субподрядные работы обычно передаются на условиях VOB/B.

Франция

Субподряд регулируется законом от 31 декабря 1975 года, который требует, чтобы субподрядчики на государственных работах были приняты заказчиком, и допускает прямую оплату выше порогового значения. Сроки оплаты поставщикам ограничены Code de commerce.

США

Поставщики и субподрядчики обычно имеют права mechanic's lien на частных проектах и права по гарантии оплаты на государственных проектах по Miller Act и законам штатов Little Miller Acts. Отказы от залога (lien waivers) обычно собираются с каждым платежом.

Международная практика

Трансграничные закупки требуют внимания к Incoterms, импортным пошлинам, валюте и срокам поставки. Договоры FIDIC содержат положения об оборудовании и материалах, предназначенных для работ, и о том, когда они могут быть оплачены.

Типичные ошибки

• Поздний заказ позиций с длительным сроком поставки, потому что график закупок не был привязан к графику работ.
• Размещение заказов без кода затрат, из-за чего принятые обязательства не отражаются в отчётах.
• Оплата счетов без соответствующей приёмки товаров.
• Допущение устных заказов персоналом площадки, которые не фиксируются до прихода счёта.
• Игнорирование излишков на складе в конце работ, которые затем списываются или теряются.

В OpenConstructionERP