Vaihe 4/7 · Hankinta

Hankinnat, tilaukset ja varasto

Tilata materiaalit ja aliurakat budjettia vasten ja seurata saapuvaa tavaraa.

KurssitKurssi valmisteilla
Ilmaiset videot10 videota

Tuotos: Tilaukset, vastaanottokuittaukset ja varastokirjaukset
Moduuli: Tendering and procurement
Asiakirjat: Purchase order
Delivery note
Goods received note
Supplier invoice
Standardit ja lähteet: Incoterms 2020
ISO 10845

Mikä se on

Rakennushankkeen hankinta tarkoittaa materiaalien, kalustovuokrauksen ja aliurakkapalvelujen ostamista budjetin vahvistamisen jälkeen. Siihen kuuluvat ostopyyntöjen tekeminen, tarjousten hankinta, tilausten tekeminen, toimitusten edistäminen, tavaran vastaanotto sekä laskujen täsmäytys tilauksiin ja vastaanottoihin. Pitkän toimitusajan materiaalit, kuten teräs, hissit tai kojeistot, on tilattava riittävän ajoissa aikataulun tukemiseksi.

Hyvä hankinta hallitsee kustannuksia ja aikaa yhdessä. Jokainen tilaus sitoo kustannuksen budjettiin, joten sitoutuneiden kustannusten raportit näyttävät todellisen tilanteen jo ennen kuin laskut saapuvat. Vastaanottokuittaukset todistavat, mitä on toimitettu, ja estävät maksamasta saamatta jääneistä nimikkeistä. Heikko hankinta näkyy työmaan viivästyksinä, kalliimpina kiirehankintoina, ylijäämävarastona ja toimittajien kanssa käytävinä riitoina määristä ja laadusta.

Kuka sen tekee

Ostaja tai hankintapäällikkö: Hankkii tarjoukset, tekee tilaukset ja hallinnoi toimittajia.
Työmaapäällikkö tai työnjohtaja: Tekee ostopyynnöt siitä, mitä tarvitaan ja milloin, ja kuittaa toimitukset.
Varastonhoitaja: Ottaa tavaran vastaan, kirjaa varastosaldot ja luovuttaa materiaalit työmaalle.
Kustannusasiantuntija: Tarkistaa tilaukset budjettia vasten ja raportoi sitoutuneet kustannukset.
Ostoreskontra: Täsmäyttää laskut tilauksiin ja vastaanottoihin ennen maksua.

Miten se etenee

Hankintojen suunnittelu
Laadi aikataulu siitä, mitä on ostettava ja milloin, ja korosta pitkän toimitusajan nimikkeet suhteessa aikatauluun.
Ostopyyntöjen tekeminen
Työmaan tai hankkeen henkilöstö pyytää materiaaleja määrineen, eritelmineen ja tarvepäivineen.
Tarjousten hankinta
Pyydä hintoja hyväksytyiltä toimittajilta ja vertaa niitä yhtäläisin ehdoin.
Tilausten tekeminen
Lähetä tilaukset hinnan, määrän, toimituspäivän ja ehtojen kanssa ja kohdista sitoutunut kustannus oikealle koodille.
Toimitusten edistäminen ja vastaanotto
Seuraa toimituksia ja kirjaa sitten vastaanotetut tavarat määrineen ja kuntoineen.
Varaston hallinta
Kirjaa varaston sisään- ja ulosotot, jotta materiaalit voi jäljittää ja ylijäämän käyttää uudelleen tai palauttaa.
Laskujen täsmäytys
Maksa vasta, kun lasku, tilaus ja vastaanottokuittaus täsmäävät.

Erot maittain

Yhdistynyt kuningaskunta: Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act) muutoksineen asettaa rakennussopimuksille maksuilmoitusta koskevat säännöt, mikä vaikuttaa aliurakkahankintaan. Arvonlisäveron käännetty verovelvollisuus (domestic reverse charge) koskee monia yritysten välisiä rakennuspalveluja.
Saksa: Materiaaliostoihin sovelletaan BGB:n kauppaa koskevia säännöksiä ja kauppiaille HGB:tä, joka sisältää tarkastus- ja viipymätöntä virheilmoitusvelvollisuutta koskevan velvoitteen (§ 377 HGB). Aliurakkatyöt tilataan yleensä VOB/B-ehdoilla.
Ranska: Aliurakointia säätelee 31. joulukuuta 1975 annettu laki, joka edellyttää, että tilaaja hyväksyy aliurakoitsijat julkisissa töissä, ja sallii suoran maksun kynnysarvon ylittyessä. Toimittajien maksuehtoja rajoittaa Code de commerce.
Yhdysvallat: Toimittajilla ja aliurakoitsijoilla on yleensä yksityisissä hankkeissa mechanic's lien -pantti-oikeus ja julkisissa hankkeissa maksutakausoikeus Miller Actin ja osavaltioiden Little Miller Actien nojalla. Pantti-oikeudesta luopumisilmoitukset (lien waivers) kerätään yleensä jokaisen maksun yhteydessä.
Kansainvälinen: Rajat ylittävässä hankinnassa on huomioitava Incoterms, tuontitullit, valuutta ja toimitusajat. FIDIC-sopimukset sisältävät määräykset työhön tarkoitetuista kalustosta ja materiaaleista ja siitä, milloin niistä voidaan maksaa.

Yleisiä virheitä

Pitkän toimitusajan nimikkeet tilataan myöhään, koska hankinta-aikataulua ei sidottu rakennusaikatauluun.
Tilauksia tehdään ilman kustannuskoodia, jolloin sitoutunut kustannus ei näy raporteissa.
Laskuja maksetaan ilman vastaavaa vastaanottokuittausta.
Työmaan väki tekee suullisia tilauksia, jotka eivät tule kirjatuksi ennen kuin lasku saapuu.
Työn lopussa jäävä ylijäämävarasto unohdetaan, ja se poistetaan kirjoista tai katoaa.

OpenConstructionERPissä

Moduuli: Tendering and procurement

OpenConstructionERP tukee ostamista Procurement-moduulilla, joka kattaa tilaukset, vastaanottokuittaukset ja toimittajien hallinnan. Subcontractor Management sisältää aliurakkasopimukset, maksuerähakemukset, pidätyksen ja arvioinnin. RFQ & Bidding -moduulilla voi hankkia ja vertailla toimittajien tarjouksia ennen tilauksen tekemistä. Contract Types Engine kirjaa kunkin aliurakan kaupallisen perustan. Toimittajat, hinnastot ja varastonhallinta kuuluvat kustannustietoryhmässä Supplier Catalogs & Vendor Management -moduulin alle, joka yhdistää hinnat tehtyihin tilauksiin.

Procurement · Subcontractor Management · RFQ & Bidding · Contract Types Engine · Supplier Catalogs & Vendor Management

Sovellus toimii osoitteessa openconstructionacademy.com/app kurssilaisille.