Einkauf, Bestellungen und Lager

Worum es geht

Wer es macht

Einkäufer bzw. Einkaufsleiter

Holt Angebote ein, erteilt Bestellungen und betreut die Lieferanten.

Bauleiter bzw. Bauingenieur

Löst Bedarfsanforderungen aus, was wann benötigt wird, und bestätigt Lieferungen.

Lagerverwalter

Nimmt Waren entgegen, führt den Lagerbestand und gibt Material an die Baustelle aus.

Kalkulator bzw. Kostenmanager (Quantity Surveyor)

Prüft Bestellungen gegen das Budget und berichtet die gebundenen Kosten.

Kreditorenbuchhaltung

Gleicht Rechnungen vor der Zahlung mit Bestellungen und Wareneingängen ab.

Wie es abläuft

1. Beschaffung planen

   Einen Plan aufstellen, was wann gekauft werden muss, und Positionen mit langer Lieferzeit gegen den Terminplan hervorheben.

2. Bedarfsanforderungen auslösen

   Baustellen- bzw. Projektpersonal fordert Material mit Mengen, Spezifikationen und Bedarfsterminen an.

3. Angebote einholen

   Preise bei freigegebenen Lieferanten abfragen und unter gleichen Bedingungen vergleichen.

4. Bestellungen erteilen

   Bestellungen mit Preis, Menge, Liefertermin und Bedingungen herausgeben und die Kosten dem richtigen Code zuordnen.

5. Terminverfolgung und Wareneingang

   Lieferungen verfolgen und anschließend den Wareneingang mit Mengen und Zustand erfassen.

6. Lagerbestand führen

   Lagerzu- und -abgänge erfassen, damit Material nachverfolgbar ist und Überbestände wiederverwendet oder zurückgegeben werden können.

7. Rechnungen abgleichen

   Nur zahlen, wenn Rechnung, Bestellung und Wareneingang übereinstimmen.

Unterschiede nach Land

Vereinigtes Königreich

Der Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act) in der geänderten Fassung regelt die Zahlungsmitteilungen bei Bauverträgen, was die Nachunternehmervergabe betrifft. Für viele Bauleistungen zwischen Unternehmen gilt das inländische Reverse-Charge-Verfahren bei der Umsatzsteuer.

Deutschland

Materialkäufe unterliegen dem Kaufrecht des BGB und, unter Kaufleuten, dem HGB, das eine Untersuchungs- und unverzügliche Rügepflicht für Mängel enthält (§ 377 HGB). Nachunternehmerleistungen werden häufig auf Grundlage der VOB/B vergeben.

Frankreich

Die Nachunternehmervergabe ist durch das Gesetz vom 31. Dezember 1975 geregelt, das bei öffentlichen Bauaufträgen die Annahme der Nachunternehmer durch den Auftraggeber verlangt und oberhalb einer Schwelle die Direktzahlung ermöglicht. Zahlungsfristen gegenüber Lieferanten sind durch den Code de commerce begrenzt.

Vereinigte Staaten

Lieferanten und Nachunternehmer haben bei privaten Projekten in der Regel Anspruch auf ein Mechanic's Lien und bei öffentlichen Projekten Ansprüche aus Payment Bonds nach dem Miller Act und den einzelstaatlichen Little Miller Acts. Mit jeder Zahlung werden üblicherweise Lien Waivers (Verzichtserklärungen) eingeholt.

International

Grenzüberschreitende Beschaffung erfordert Aufmerksamkeit für Incoterms, Einfuhrzölle, Währung und Lieferzeiten. FIDIC-Verträge enthalten Bestimmungen zu Anlagen und Materialien, die für die Werkleistung bestimmt sind, und dazu, wann sie vergütet werden dürfen.

Häufige Fehler

• Positionen mit langer Lieferzeit zu spät zu bestellen, weil der Beschaffungsplan nicht an den Terminplan gekoppelt war.
• Bestellungen ohne Kostencode zu erteilen, sodass gebundene Kosten nicht in den Berichten erscheinen.
• Rechnungen ohne zugehörigen Wareneingang zu bezahlen.
• Das Baustellenpersonal mündliche Bestellungen aufgeben zu lassen, die erst bei Rechnungseingang erfasst werden.
• Überbestände am Ende des Projekts zu ignorieren, die dann abgeschrieben werden oder verloren gehen.

In OpenConstructionERP