Acquisti, ordini e magazzino

Che cos'è

Chi lo svolge

Addetto agli acquisti o responsabile acquisti

Ottiene i preventivi, emette gli ordini e gestisce i fornitori.

Capocantiere o ingegnere di cantiere

Emette le richieste d'acquisto di ciò che serve e di quando serve, e conferma le consegne.

Magazziniere

Riceve le merci, registra le giacenze e consegna i materiali al cantiere.

Computista

Verifica gli ordini rispetto al budget e riferisce sui costi impegnati.

Contabilità fornitori

Riscontra le fatture con ordini e ricevimenti prima del pagamento.

Come si svolge

1. Pianificare gli acquisti

   Redigere un programma di ciò che va acquistato e di quando, evidenziando le forniture a lungo termine rispetto al cronoprogramma.

2. Emettere le richieste d'acquisto

   Il personale di cantiere o di commessa richiede i materiali con quantità, specifiche e date necessarie.

3. Ottenere i preventivi

   Richiedere i prezzi ai fornitori qualificati e confrontarli a parità di condizioni.

4. Emettere gli ordini d'acquisto

   Emettere gli ordini con prezzo, quantità, data di consegna e condizioni, impegnando il costo sul codice corretto.

5. Sollecitare e ricevere

   Seguire le consegne, poi registrare le merci ricevute con quantità e condizioni.

6. Gestire le giacenze

   Registrare entrate e uscite di magazzino, così che i materiali siano rintracciabili e le eccedenze riutilizzate o rese.

7. Riscontrare le fatture

   Pagare solo quando fattura, ordine e ricevimento merci coincidono.

Differenze tra paesi

Regno Unito

Il Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act), come modificato, stabilisce le regole sugli avvisi di pagamento per i contratti di costruzione, con effetti sugli acquisti in subappalto. Il reverse charge interno dell'IVA si applica a molti servizi edili tra imprese.

Germania

Gli acquisti di materiali ricadono nel diritto della compravendita del BGB e nell'HGB per i commercianti, che comporta l'obbligo di ispezione e di pronta denuncia dei difetti (§ 377 HGB). I lavori in subappalto sono comunemente affidati alle condizioni della VOB/B.

Francia

Il subappalto è disciplinato dalla legge del 31 dicembre 1975, che richiede l'accettazione dei subappaltatori da parte del committente nei lavori pubblici e consente il pagamento diretto sopra una soglia. I termini di pagamento ai fornitori sono limitati dal Code de commerce.

Stati Uniti

Fornitori e subappaltatori hanno di solito diritti di mechanic's lien nei progetti privati e diritti sulle payment bond nei progetti pubblici in base al Miller Act e ai Little Miller Acts statali. Le liberatorie dei lien vengono comunemente raccolte a ogni pagamento.

Internazionale

Gli acquisti transfrontalieri richiedono attenzione a Incoterms, dazi di importazione, valuta e tempi di consegna. I contratti FIDIC contengono disposizioni sugli impianti e materiali destinati ai lavori e sul momento in cui possono essere pagati.

Errori comuni

• Ordinare tardi le forniture a lungo termine perché il programma degli acquisti non era collegato al cronoprogramma.
• Emettere ordini senza codice di costo, così che i costi impegnati non compaiono nei report.
• Pagare fatture senza il corrispondente ricevimento merci.
• Lasciare che il personale di cantiere dia ordini verbali che non vengono registrati fino all'arrivo della fattura.
• Ignorare le giacenze in eccesso a fine lavori, che poi vengono svalutate o perse.

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