Chậm trễ, yêu cầu bồi thường và tranh chấp

Là gì

Ai thực hiện

Trưởng bộ phận thương mại của nhà thầu

Gửi thông báo, lập yêu cầu bồi thường và điều hành đàm phán.

Cán bộ lập tiến độ / chuyên viên phân tích chậm trễ

Kiểm tra tác động của sự kiện lên tiến độ và lập hồ sơ đề nghị gia hạn thời gian.

Giám đốc dự án / Kỹ sư

Đánh giá thông báo và yêu cầu theo hợp đồng và đưa ra đánh giá hoặc quyết định.

Đội công trường

Lưu giữ nhật ký, ảnh chụp và hồ sơ chứng minh việc gì đã xảy ra và khi nào.

Cố vấn yêu cầu bồi thường hoặc pháp lý

Tư vấn về quyền lợi, thời hiệu và thủ tục giải quyết tranh chấp.

Diễn ra thế nào

1. Nhận diện sự kiện

   Nhận ra chỉ thị, thông tin chậm, vấn đề tiếp cận mặt bằng hoặc sự kiện khác có thể phát sinh quyền lợi, và ghi lại ngay trong ngày.

2. Gửi thông báo

   Gửi thông báo theo hợp đồng đúng hình thức và trong thời hạn yêu cầu, viện dẫn điều khoản.

3. Lưu hồ sơ tại thời điểm xảy ra

   Ghi lại nguồn lực, tiến độ, thời gian chờ và các chi phí riêng cho sự kiện trong nhật ký và bảng chấm công.

4. Phân tích chậm trễ

   Đánh giá tác động lên đường găng bằng phương pháp được chấp nhận, như phân tích tác động thời gian (time impact analysis) so với tiến độ đã cập nhật.

5. Định lượng chi phí

   Tính chi phí bổ sung từ hồ sơ, tách riêng chi phí kéo dài thời gian (prolongation), gián đoạn (disruption) và chi phí trực tiếp.

6. Nộp yêu cầu bồi thường

   Phát hành yêu cầu đầy đủ chi tiết gồm phần trình bày, phân tích tiến độ, giá trị yêu cầu và bộ chứng cứ sắp xếp có thứ tự.

7. Thỏa thuận hoặc nâng cấp xử lý

   Đàm phán về đánh giá và, nếu không đạt thỏa thuận, đi theo con đường giải quyết tranh chấp của hợp đồng.

Khác biệt giữa các nước

Vương quốc Anh

NEC4 dùng các sự kiện bồi thường (compensation event) với thời hạn thông báo tám tuần, sau đó Nhà thầu nhìn chung mất quyền. SCL Delay and Disruption Protocol (ấn bản lần 2, 2017) là hướng dẫn được dùng rộng rãi về hồ sơ và phân tích chậm trễ, và có thể dùng phán quyết nhanh (adjudication) theo luật theo Construction Act.

Đức

Theo § 6 VOB/B, nhà thầu phải thông báo trở ngại bằng văn bản (Behinderungsanzeige) để dựa vào đó đề nghị gia hạn thời gian. Thanh toán cho công việc thay đổi hoặc bổ sung được xử lý theo § 2, và § 6(6) quy định về bồi thường thiệt hại do trở ngại.

Pháp

Theo CCAG-Travaux, nhà thầu nêu bất đồng thông qua mémoire en réclamation trong các thời hạn quy định. Tranh chấp hợp đồng công có thể được chuyển tới comité consultatif de règlement amiable trước khi ra tòa hành chính.

Hoa Kỳ

AIA A201 yêu cầu yêu cầu bồi thường được khởi xướng bằng thông báo bằng văn bản trong vòng 21 ngày sau khi bên yêu cầu lần đầu nhận ra tình huống. Thông thường phải qua hòa giải (mediation) trước khi giải quyết tranh chấp có tính ràng buộc.

Quốc tế

Sub-Clause 20.2 của FIDIC 2017 yêu cầu Notice of Claim trong vòng 28 ngày kể từ khi biết sự kiện, tiếp theo là yêu cầu bồi thường đầy đủ chi tiết trong vòng 84 ngày. Tranh chấp được chuyển đến DAAB trước khi hòa giải và trọng tài.

Lỗi thường gặp

• Bỏ lỡ thời hạn thông báo, hoặc gửi email không chính thức trong khi hợp đồng yêu cầu thông báo theo hình thức cụ thể.
• Dựa vào lời khai làm sau thay vì hồ sơ ghi chép tại thời điểm xảy ra.
• Đòi bồi thường chậm trễ tổng thể mà không gắn từng sự kiện với đường găng.
• Trộn lẫn chi phí kéo dài thời gian và chi phí gián đoạn khiến các khoản bị tính hai lần.
• Không cập nhật tiến độ nên không có tiến độ cơ sở để đo lường chậm trễ.
• Bỏ qua chậm trễ đồng thời do chính vấn đề của nhà thầu gây ra.

Trong OpenConstructionERP