Dòng tiền và dự báo

Là gì

Ai thực hiện

Trưởng bộ phận thương mại / QS

Chịu trách nhiệm về dự báo, nghiệm thu khối lượng hằng tháng và đối chiếu chi phí - giá trị.

Giám đốc dự án

Xác nhận tiến độ thực hiện và các công việc sắp tới quyết định thời điểm phát sinh chi phí và thu tiền.

Cán bộ lập tiến độ

Cung cấp tiến độ cập nhật và các công việc đã gán nguồn lực làm cơ sở cho đường cong S.

Bộ phận tài chính

Ghi nhận các khoản thanh toán và thu tiền thực tế, tổng hợp dự báo của các dự án ở cấp công ty.

Tư vấn chi phí của chủ đầu tư

Thẩm định đề nghị thanh toán và xác nhận giá trị làm cơ sở xác định khoản thu.

Diễn ra thế nào

1. Thiết lập cơ sở

   Phân bổ giá hợp đồng và ngân sách chi phí theo tiến độ cơ sở để tạo đường cong S cho thu và chi.

2. Áp dụng điều khoản thanh toán

   Dịch chuyển từng dòng theo chu kỳ thanh toán của nó: thời gian xác nhận và thanh toán của chủ đầu tư, điều khoản thầu phụ, tỷ lệ tiền giữ lại và ngày hoàn trả.

3. Ghi nhận số liệu thực tế trong tháng

   Nhập giá trị đã được xác nhận, hóa đơn đã nhận, các khoản đã thanh toán và khoản trích trước cho công việc đã làm nhưng chưa có hóa đơn.

4. Đối chiếu chi phí và giá trị

   So sánh giá trị thu được với chi phí lũy kế và giải thích biến động lợi nhuận theo từng gói, gồm cả phát sinh và yêu cầu bồi thường chưa thống nhất.

5. Dự báo lại

   Phân bổ lại giá trị và chi phí còn lại theo tiến độ hiện tại và quyết toán dự kiến.

6. Báo cáo và hành động

   Phát hành báo cáo hằng tháng với vị thế tiền lũy kế và ròng, và thống nhất hành động như đòi các khoản thanh toán chậm hay điều chỉnh dòng tiền thầu phụ.

Khác biệt giữa các nước

Vương quốc Anh

Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996, được sửa đổi năm 2009, trao quyền thanh toán đợt, thông báo thanh toán và thông báo thanh toán thấp hơn, cũng như quyền giải quyết bằng phán quyết (adjudication). Hợp đồng JCT và NEC4 quy định ngày đánh giá và kỳ thanh toán phải được đưa vào dự báo.

Đức

§ 16 VOB/B điều chỉnh Abschlagszahlungen (thanh toán đợt) và Schlussrechnung (quyết toán cuối cùng). Bảo đảm thực hiện và bảo hành thường được giữ dưới dạng Sicherheitseinbehalt hoặc thay bằng bảo lãnh ngân hàng.

Pháp

Hợp đồng công trình công theo CCAG-Travaux dùng acompte hằng tháng, và tiền giữ lại bảo hành (retenue de garantie) bị giới hạn ở 5% và có thể thay bằng bảo lãnh. Thời hạn thanh toán theo luật trong mua sắm công phải được phản ánh trong đường cong thu.

Hoa Kỳ

AIA A201 và các mẫu G702/G703 được dùng rộng rãi cho đề nghị thanh toán hằng tháng kèm bảng phân bổ giá trị (schedule of values). Tiền giữ lại (retainage) là phổ biến, tỷ lệ và việc hoàn trả do hợp đồng quy định, và với công trình công thì do luật của bang quy định.

Quốc tế

Theo FIDIC 2017, Nhà thầu nộp Statement hằng tháng, Kỹ sư ban hành Interim Payment Certificate, và tiền giữ lại được hoàn trả theo từng giai đoạn. Tiền tạm ứng và lịch hoàn ứng có ảnh hưởng lớn đến dòng tiền giai đoạn đầu.

Lỗi thường gặp

• Dùng đường cong S của giá hợp đồng làm dự báo dòng tiền mà không áp dụng kỳ thanh toán và tiền giữ lại.
• Dự báo khoản thu dựa trên giá trị đề nghị thay vì giá trị được xác nhận hoặc kỳ vọng thực tế.
• Bỏ qua các phát sinh và yêu cầu bồi thường chưa thống nhất, hoặc đưa vào ở mức đầy đủ.
• Không cập nhật dự báo khi tiến độ chậm, nên chi và thu vẫn nằm sai tháng.
• Bỏ sót các khoản trích trước, khiến chi phí lũy kế trông thấp và lợi nhuận trông tốt hơn thực tế.
• Quên ngày hoàn trả tiền giữ lại và nghĩa vụ trong thời hạn bảo hành khi dự án kết thúc.

Trong OpenConstructionERP