Flujo de caja y previsiones

Qué es

Quién lo hace

Gerente comercial / cuantificador

Es responsable del pronóstico, de la valoración mensual y de la conciliación de costo y valor.

Gerente de proyecto

Confirma el avance del programa y los trabajos próximos que determinan el momento de los costos y los ingresos.

Planeador

Entrega el programa actualizado y las actividades con recursos asignados que sustentan la curva S.

Equipo de finanzas

Registra los pagos y cobros reales y consolida los pronósticos de los proyectos a nivel empresa.

Consultor de costos del cliente

Evalúa las solicitudes de pago y emite la valoración que determina los ingresos.

Cómo funciona

1. Establecer la línea base

   Distribuir el monto del contrato y el presupuesto de costos sobre el programa base para obtener las curvas S de ingresos y egresos.

2. Aplicar las condiciones de pago

   Desplazar cada renglón según su ciclo de pago: plazos de certificación y pago del cliente, condiciones de subcontratos, porcentaje del fondo de garantía y fechas de liberación.

3. Registrar los datos reales del mes

   Capturar la valoración certificada, las facturas recibidas, los pagos realizados y las provisiones por trabajo ejecutado aún no facturado.

4. Conciliar costo y valor

   Comparar el valor ganado con el costo a la fecha y explicar el movimiento del margen por paquete, incluidos los cambios y reclamaciones aún no acordados.

5. Repronosticar

   Volver a distribuir el valor y el costo restantes conforme al programa vigente y a la cuenta final esperada.

6. Reportar y actuar

   Emitir el reporte mensual con la posición de efectivo acumulada y neta, y acordar acciones como perseguir pagos atrasados o revisar el flujo de los subcontratos.

Diferencias por país

Reino Unido

La Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996, reformada en 2009, otorga derecho a pagos parciales, a avisos de pago y de pago menor y a la adjudicación (adjudication). Los contratos JCT y NEC4 fijan fechas de evaluación y plazos de pago que deben incorporarse al pronóstico.

Alemania

La VOB/B § 16 regula las Abschlagszahlungen (pagos parciales) y la Schlussrechnung (cuenta final). La garantía de cumplimiento y de defectos suele retenerse como Sicherheitseinbehalt o sustituirse por una fianza bancaria.

Francia

Los contratos de obra pública conforme al CCAG-Travaux usan acomptes mensuales, y la retenue de garantie tiene un tope de 5% y puede sustituirse por una garantía. Los plazos legales de pago en la contratación pública deben reflejarse en la curva de ingresos.

Estados Unidos

El AIA A201 y los formatos G702/G703 se usan ampliamente para las solicitudes mensuales de pago con un programa de valores. El retainage es común, y su porcentaje y su liberación los fija el contrato y, en obra pública, la ley estatal.

Internacional

Conforme a FIDIC 2017, el Contratista presenta cada mes una Declaración, el Ingeniero emite un Certificado de Pago Interino y la retención se libera por etapas. Los anticipos y su calendario de amortización tienen un efecto importante en el flujo de efectivo inicial.

Errores frecuentes

• Usar la curva S del monto del contrato como pronóstico de efectivo sin aplicar los plazos de pago ni el fondo de garantía.
• Pronosticar los ingresos con base en los valores solicitados y no en los certificados o razonablemente esperados.
• Ignorar los cambios y reclamaciones no acordados, o incluirlos por su valor completo.
• No actualizar el pronóstico cuando el programa se retrasa, de modo que costos e ingresos quedan en los meses equivocados.
• Omitir las provisiones, por lo que el costo a la fecha se ve bajo y el margen luce mejor de lo que es.
• Olvidar las fechas de liberación del fondo de garantía y las obligaciones del periodo de defectos al final del proyecto.

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