Cashflow en prognoses

Wat het is

Wie het doet

Commercieel manager / kostendeskundige

Is eigenaar van de prognose, de maandelijkse waardering en de afstemming van kosten en waarde.

Projectleider

Bevestigt de voortgang van de planning en het komende werk, die de timing van kosten en inkomsten bepalen.

Planner

Levert de bijgewerkte planning en de met middelen belaste activiteiten achter de S-curve.

Financieel team

Legt werkelijke betalingen en ontvangsten vast en consolideert de projectprognoses op bedrijfsniveau.

Kostenadviseur van de opdrachtgever

Beoordeelt betalingsaanvragen en geeft de waardering af die de inkomsten bepaalt.

Hoe het verloopt

1. De basisplanning vaststellen

   Spreid de aanneemsom en het kostenbudget over de basisplanning om S-curven voor inkomsten en uitgaven te maken.

2. Betalingsvoorwaarden toepassen

   Verschuif elke regel volgens zijn betalingscyclus: goedkeurings- en betalingstermijnen van de opdrachtgever, voorwaarden van onderaannemers, inhoudingspercentage en vrijgavedata.

3. De werkelijke cijfers van de maand vastleggen

   Voer de goedgekeurde waardering, ontvangen facturen, gedane betalingen en overlopende posten voor uitgevoerd maar nog niet gefactureerd werk in.

4. Kosten en waarde afstemmen

   Vergelijk de verdiende waarde met de kosten tot nu toe en verklaar de margeontwikkeling per pakket, inclusief wijzigingen en claims die nog niet zijn overeengekomen.

5. Opnieuw prognosticeren

   Spreid de resterende waarde en kosten opnieuw over de huidige planning en de verwachte eindafrekening.

6. Rapporteren en handelen

   Verstuur de maandrapportage met de cumulatieve en netto kaspositie en spreek acties af, zoals het najagen van late betalingen of het herzien van de cashflow van onderaannemers.

Verschillen per land

Verenigd Koninkrijk

De Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996, zoals gewijzigd in 2009, geeft recht op termijnbetalingen, betalingskennisgevingen en pay less-kennisgevingen en op adjudicatie. JCT- en NEC4-contracten leggen beoordelingsdata en betalingstermijnen vast die in de prognose moeten worden verwerkt.

Duitsland

VOB/B §16 regelt Abschlagszahlungen (termijnbetalingen) en de Schlussrechnung (eindafrekening). Zekerheid voor uitvoering en gebreken wordt meestal als Sicherheitseinbehalt ingehouden of vervangen door een bankgarantie.

Frankrijk

Contracten voor openbare werken onder de CCAG-Travaux gebruiken maandelijkse acomptes, en de retenue de garantie is gemaximeerd op 5% en kan door een garantie worden vervangen. Wettelijke betalingstermijnen bij overheidsopdrachten moeten in de inkomstencurve worden verwerkt.

Verenigde Staten

AIA A201 en de formulieren G702/G703 worden veel gebruikt voor maandelijkse betalingsaanvragen met een schedule of values. Retainage is gebruikelijk, en het percentage en de vrijgave worden door het contract en, bij openbaar werk, door staatswetgeving bepaald.

Internationaal

Onder FIDIC 2017 dient de Contractor elke maand een Statement in, geeft de Engineer een Interim Payment Certificate af en wordt de inhouding in fasen vrijgegeven. Voorschotten en hun terugbetalingsschema hebben groot effect op de vroege cashflow.

Veelgemaakte fouten

• De S-curve van de aanneemsom als cashflowprognose gebruiken zonder betalingstermijnen en inhouding toe te passen.
• Inkomsten prognosticeren op basis van aangevraagde in plaats van goedgekeurde of realistisch verwachte bedragen.
• Niet-overeengekomen wijzigingen en claims negeren, of ze tegen de volle waarde opnemen.
• De prognose niet bijwerken wanneer de planning uitloopt, zodat kosten en inkomsten in de verkeerde maanden blijven staan.
• Overlopende posten weglaten, waardoor de kosten tot nu toe laag lijken en de marge beter oogt dan ze is.
• Vrijgavedata van inhouding en verplichtingen uit de onderhoudstermijn aan het einde van het project vergeten.

In OpenConstructionERP