Kassaflöde och prognoser

Vad det är

Vem som gör det

Affärschef / kalkylator

Äger prognosen, den månatliga värderingen och avstämningen mellan kostnad och värde.

Projektchef

Bekräftar tidplanens framdrift och kommande arbeten, som styr när kostnader och intäkter uppstår.

Planerare

Levererar den uppdaterade tidplanen och de resursladdade aktiviteterna bakom S-kurvan.

Ekonomiteam

Registrerar faktiska betalningar och inbetalningar och konsoliderar projektprognoserna på företagsnivå.

Beställarens kostnadskonsult

Granskar betalningsansökningar och utfärdar den värdering som avgör intäkterna.

Hur det går till

1. Fastställ basplanen

   Fördela entreprenadsumman och kostnadsbudgeten över basplanen för att få S-kurvor för intäkter och utgifter.

2. Tillämpa betalningsvillkoren

   Förskjut varje rad enligt dess betalningscykel: beställarens attesterings- och betalningstider, underentreprenadvillkor, innehållsprocent och frigörandedatum.

3. Registrera månadens utfall

   Lägg in den attesterade värderingen, mottagna fakturor, gjorda betalningar och upplupna kostnader för utfört men ännu ej fakturerat arbete.

4. Stäm av kostnad mot värde

   Jämför intjänat värde med kostnaden hittills och förklara marginalförändringen per paket, inklusive ändringar och krav som ännu inte är överenskomna.

5. Gör ny prognos

   Fördela om återstående värde och kostnad mot den aktuella tidplanen och den förväntade slutavräkningen.

6. Rapportera och agera

   Skicka den månatliga rapporten med kumulativ och netto kassaposition och enas om åtgärder som att driva in sena betalningar eller revidera underentreprenörens kassaflöde.

Skillnader mellan länder

Storbritannien

Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996, ändrad 2009, ger rätt till a-contobetalningar, betalningsmeddelanden och pay less-meddelanden samt adjudication. JCT- och NEC4-avtal anger bedömningsdatum och betalningsperioder som måste byggas in i prognosen.

Tyskland

VOB/B §16 reglerar Abschlagszahlungen (a-contobetalningar) och Schlussrechnung (slutfaktura). Säkerhet för utförande och fel hålls vanligen som Sicherheitseinbehalt eller ersätts av en bankgaranti.

Frankrike

Avtal för offentliga arbeten enligt CCAG-Travaux använder månatliga acomptes, och retenue de garantie är begränsad till 5% och kan ersättas av en garanti. Lagstadgade betalningstider vid offentlig upphandling måste återspeglas i intäktskurvan.

USA

AIA A201 och formulären G702/G703 används flitigt för månatliga betalningsansökningar med en schedule of values. Retainage är vanligt, och dess nivå och frigörande bestäms av avtalet och, vid offentliga arbeten, av delstatlig lag.

Internationellt

Enligt FIDIC 2017 lämnar Contractor in en Statement varje månad, Engineer utfärdar ett Interim Payment Certificate och innehållet frigörs i etapper. Förskottsbetalningar och deras återbetalningsplan har stor effekt på det tidiga kassaflödet.

Vanliga misstag

• Att använda entreprenadsummans S-kurva som kassaprognos utan att tillämpa betalningstider och innehåll.
• Att prognostisera intäkter utifrån ansökta i stället för attesterade eller realistiskt förväntade belopp.
• Att bortse från ännu ej överenskomna ändringar och krav, eller att ta med dem till fullt värde.
• Att inte uppdatera prognosen när tidplanen glider, så att kostnader och intäkter hamnar i fel månader.
• Att utelämna upplupna kostnader, så att kostnaden hittills ser låg ut och marginalen bättre än den är.
• Att glömma frigörandedatum för innehåll och åtaganden under garantitiden i slutet av projektet.

I OpenConstructionERP