Przepływy pieniężne i prognozy

Czym jest

Kto to robi

Kierownik handlowy / kosztorysant

Odpowiada za prognozę, miesięczną wycenę i uzgodnienie kosztów z wartością.

Kierownik projektu

Potwierdza postęp harmonogramu i nadchodzące roboty, od których zależy czas kosztów i wpływów.

Planista

Dostarcza zaktualizowany harmonogram i czynności obciążone zasobami stojące za krzywą S.

Dział finansowy

Rejestruje rzeczywiste płatności i wpływy oraz konsoliduje prognozy projektów na poziomie firmy.

Konsultant kosztowy zamawiającego

Ocenia wnioski o płatność i wystawia wycenę, która określa wpływy.

Jak przebiega

1. Ustaw wersję bazową

   Rozłóż kwotę umowną i budżet kosztów na harmonogram bazowy, aby uzyskać krzywe S wpływów i wydatków.

2. Zastosuj warunki płatności

   Przesuń każdą pozycję o jej cykl płatności: terminy poświadczenia i płatności zamawiającego, warunki podwykonawców, procent kaucji i daty zwolnienia.

3. Zapisz dane rzeczywiste miesiąca

   Wprowadź poświadczoną wycenę, otrzymane faktury, dokonane płatności i rozliczenia międzyokresowe za roboty wykonane, ale jeszcze niefakturowane.

4. Uzgodnij koszt i wartość

   Porównaj wartość wypracowaną z kosztem narastająco i wyjaśnij zmiany marży według pakietów, w tym zmiany i roszczenia jeszcze nieuzgodnione.

5. Zaktualizuj prognozę

   Ponownie rozłóż pozostałą wartość i koszty względem bieżącego harmonogramu i spodziewanego rozliczenia końcowego.

6. Raportuj i działaj

   Wydaj miesięczny raport ze skumulowaną i netto pozycją gotówkową oraz uzgodnij działania, takie jak ponaglanie spóźnionych płatności lub zmiana przepływów w umowach podwykonawczych.

Różnice między krajami

Wielka Brytania

Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996, zmieniony w 2009 roku, daje prawo do płatności częściowych, zawiadomień o płatności i o obniżeniu płatności oraz do adjudykacji. Umowy JCT i NEC4 określają daty oceny i okresy płatności, które trzeba uwzględnić w prognozie.

Niemcy

VOB/B § 16 reguluje Abschlagszahlungen (płatności częściowe) i Schlussrechnung (rozliczenie końcowe). Zabezpieczenie należytego wykonania i usunięcia wad zatrzymuje się zwykle jako Sicherheitseinbehalt lub zastępuje gwarancją bankową.

Francja

Umowy na roboty publiczne według CCAG-Travaux wykorzystują miesięczne acomptes, a retenue de garantie jest ograniczona do 5% i może być zastąpiona gwarancją. Ustawowe terminy płatności w zamówieniach publicznych trzeba odzwierciedlić w krzywej wpływów.

Stany Zjednoczone

AIA A201 oraz formularze G702/G703 są szeroko stosowane do miesięcznych wniosków o płatność z zestawieniem wartości (schedule of values). Retainage jest częsty, a jego stawkę i zwolnienie określa umowa, a przy robotach publicznych prawo stanowe.

Międzynarodowo

Według FIDIC 2017 Wykonawca składa co miesiąc Statement, Inżynier wystawia Interim Payment Certificate, a kaucja jest zwalniana etapami. Zaliczki i harmonogram ich spłaty mają duży wpływ na wczesne przepływy pieniężne.

Typowe błędy

• Wykorzystanie krzywej S kwoty umownej jako prognozy płynności bez uwzględnienia okresów płatności i kaucji.
• Prognozowanie wpływów z wartości zgłoszonych, a nie poświadczonych lub realistycznie oczekiwanych.
• Ignorowanie nieuzgodnionych zmian i roszczeń albo ujmowanie ich w pełnej wartości.
• Brak aktualizacji prognozy przy przesunięciu harmonogramu, przez co koszty i wpływy pozostają w złych miesiącach.
• Pominięcie rozliczeń międzyokresowych, przez co koszt narastająco wygląda na niski, a marża na lepszą niż jest.
• Zapomnienie o datach zwolnienia kaucji i zobowiązaniach z okresu rękojmi na końcu projektu.

W OpenConstructionERP