Fase 6 van 7 · Bouwen

Termijnstaten, betalingsaanvragen, inhouding

De per periode uitgevoerde werkzaamheden waarderen, de inhouding toepassen en laten goedkeuren en betalen.

ProfessioneelSidr Grove, Dubai: FIDIC interim payment and retention +11 meer
Gratis video's33 video's

Resultaat: Termijnbetalingsaanvraag, waarderingscertificaat en administratie van inhouding
Module: Cost control, EVM and risk
Documenten: Payment application
Interim payment certificate
Retention ledger
Normen en referenties: AIA G702/G703
FIDIC 2017 clause 14
UK Construction Act 1996
VOB/B §16

Wat het is

Termijnstaten zijn de manier waarop een aannemer tijdens het werk wordt betaald. Met vaste tussenpozen, meestal maandelijks, vraagt de aannemer betaling aan voor uitgevoerd werk, materialen op de bouwplaats en overeengekomen wijzigingen, verminderd met eerdere betalingen en inhouding. De vertegenwoordiger van de opdrachtgever waardeert het werk, keurt het verschuldigde bedrag goed en de opdrachtgever betaalt binnen de contractuele termijn. Dezelfde cyclus loopt tussen aannemers en onderaannemers.

Cashflow houdt een bouwbedrijf draaiende, en termijnstaten zijn daarvan de belangrijkste bron. Te late of te laag gewaardeerde aanvragen brengen aannemers en hun toeleveringsketen in de problemen; overwaardering brengt de opdrachtgever in gevaar. Inhouding, meestal een klein percentage dat van elke betaling wordt ingehouden en bij oplevering en na de onderhoudstermijn wordt vrijgegeven, beschermt de opdrachtgever tegen onvolledig of gebrekkig werk. Heldere waarderingen die aan de hoeveelhedenstaat en de voortgangsregistratie zijn gekoppeld, verminderen de discussie elke maand.

Wie het doet

Kostendeskundige van de aannemer: Stelt de betalingsaanvraag op met onderliggende opmeting en wijzigingen.
Kostendeskundige of directie van de opdrachtgever: Waardeert het werk en geeft het betalingscertificaat af.
Onderaannemers: Dienen hun eigen aanvragen in bij de hoofdaannemer.
Financiële administratie: Stuurt facturen, volgt ontvangsten en achtervolgt te late betalingen.
Projectleider: Bevestigt de voortgang en keurt de aanvraag goed voordat die wordt ingediend.

Hoe het verloopt

Uitgevoerd werk opmeten
Leg de voortgang vast per post of activiteit op de waarderingsdatum.
Materialen en wijzigingen toevoegen
Neem materialen op de bouwplaats mee voor zover het contract dat toestaat, plus overeengekomen of geclaimde wijzigingen.
De bruto waarde berekenen
Tel de waarde van het tot nu toe uitgevoerde werk op en trek daarna de inhouding en eerdere betalingen af.
De aanvraag indienen
Stuur de aanvraag met onderbouwing in vóór de datum die in het contract is bepaald.
Waarderen en goedkeuren
De opdrachtgeverszijde controleert de aanvraag en geeft een certificaat of betalingsbericht af.
Factureren en innen
Verstuur de factuur, waar nodig ook in e-factuurformaten, en volg de betaling.
Inhouding beheren
Houd bij welke inhouding is ingehouden en bij oplevering en aan het einde van de onderhoudstermijn is vrijgegeven.

Verschillen per land

Verenigd Koninkrijk: De Construction Act vereist een adequate regeling voor termijnbetalingen, betalingskennisgevingen en pay less-kennisgevingen. JCT en NEC4 hebben die in hun betalingsprocedures verwerkt, en een inhouding van circa 3 tot 5 procent is gebruikelijk.
Duitsland: § 16 VOB/B voorziet in termijnbetalingen (Abschlagszahlungen) voor uitgevoerd werk, en § 632a BGB geeft een wettelijk recht op termijnbetalingen. Inhouding wordt meestal overeengekomen als zekerheidsinhouding (Sicherheitseinbehalt) onder § 17 VOB/B en wordt vaak vervangen door een garantie.
Frankrijk: Overheidscontracten betalen maandelijks per acompte, en de retenue de garantie is beperkt tot 5 procent van het contractbedrag en wordt vrijgegeven na de garantieperiode van één jaar. Ze kan worden vervangen door een bankgarantie of caution.
Verenigde Staten: Aannemers vragen betaling aan op AIA G702, met de schedule of values voortgezet op G703. Retainage, vaak 5 tot 10 procent, wordt in veel staten geregeld door wetten op tijdige betaling.
Internationaal: Onder FIDIC 2017 dient de aannemer elke maand een Statement in en geeft de Engineer een Interim Payment Certificate af. Retention Money wordt in de Contract Data vastgelegd en de helft wordt doorgaans bij de oplevering (taking over) vrijgegeven.

Veelgemaakte fouten

De aanvraag te laat indienen en een hele betalingscyclus verliezen.
Geclaimde wijzigingen opnemen zonder onderbouwing, wat de goedkeuring van de hele aanvraag vertraagt.
Het certificaat niet regel voor regel met de aanvraag vergelijken, zodat te lage goedkeuring onbetwist blijft.
Vergeten om bij oplevering en aan het einde van de onderhoudstermijn vrijgave van de inhouding aan te vragen.
Vroeg werk te hoog waarderen om de cashflow te verbeteren, wat later in het project problemen veroorzaakt.

In OpenConstructionERP

Module: Cost control, EVM and risk

In OpenConstructionERP verzorgt de module Finance facturering, betalingen en budgetten voor elke waarderingscyclus. E-invoice genereert en valideert elektronische facturen volgens EN 16931 in de syntaxen CII en UBL waar opdrachtgevers dat eisen. Cost-Value Reconciliation & Cashflow vergelijkt verdiende waarde met kosten en prognosticeert de kasstroom. Het 5D Cost Model en Full EVM leveren de S-curven en waardegegevens achter elke aanvraag. Aan de ketenkant volgt Subcontractor Management in de inkoopgroep de betalingsaanvragen en inhouding van onderaannemers.

Finance · E-invoice · Cost-Value Reconciliation & Cashflow · 5D Cost Model · Full EVM · Subcontractor Management

De app draait op openconstructionacademy.com/app voor cursisten.