Fase 6 de 7 · Construir

Certificaciones de obra, solicitudes de pago, retenciones

Valorar la obra ejecutada en cada periodo, aplicar la retención y lograr que se certifique y se pague.

ProfesionalSidr Grove, Dubai: FIDIC interim payment and retention +11 más
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Resultado: Solicitud de pago parcial, certificación de obra y registro de retenciones
Módulo: Cost control, EVM and risk
Documentos: Payment application
Interim payment certificate
Retention ledger
Normas y referencias: AIA G702/G703
FIDIC 2017 clause 14
UK Construction Act 1996
VOB/B §16

Qué es

La facturación por avance es la forma en que se paga al contratista durante la obra. A intervalos fijados, normalmente cada mes, el contratista solicita el pago de la obra ejecutada, los materiales acopiados en obra y las modificaciones acordadas, descontados los pagos anteriores y la retención. El representante del cliente valora la obra, certifica el importe debido y el cliente paga dentro del plazo del contrato. El mismo ciclo se repite entre contratistas y subcontratistas.

El flujo de caja mantiene en marcha a una empresa constructora, y la facturación por avance es su principal fuente. Las solicitudes tardías o infravaloradas ahogan a los contratistas y a su cadena de suministro; la sobrevaloración expone al cliente. La retención, normalmente un pequeño porcentaje que se retiene de cada pago y se libera en la terminación y tras el periodo de garantía, protege al cliente frente a trabajos incompletos o defectuosos. Valoraciones claras, vinculadas al presupuesto y a los registros de avance, reducen la discusión cada mes.

Quién lo hace

Técnico de mediciones del contratista: Prepara la solicitud de pago con las mediciones y modificaciones que la respaldan.
Técnico de mediciones o ingeniero del cliente: Valora la obra y emite la certificación de pago.
Subcontratistas: Presentan sus propias solicitudes al contratista principal.
Finanzas: Emite las facturas, controla los cobros y reclama los pagos atrasados.
Director del proyecto: Confirma el avance y aprueba la solicitud antes de presentarla.

Cómo funciona

Medir la obra ejecutada
Registrar el avance por partida del presupuesto o por actividad a la fecha de valoración.
Añadir materiales y modificaciones
Incluir los materiales acopiados en obra cuando el contrato lo permita y las modificaciones acordadas o reclamadas.
Calcular el valor bruto
Sumar el valor de la obra ejecutada a origen y deducir después la retención y los pagos anteriores.
Presentar la solicitud
Enviar la solicitud con su documentación de respaldo antes de la fecha fijada en el contrato.
Valorar y certificar
La parte del cliente revisa la solicitud y emite un certificado o una notificación de pago.
Facturar y cobrar
Emitir la factura, incluidos los formatos de factura electrónica cuando se exijan, y hacer seguimiento del pago.
Gestionar la retención
Controlar la retención practicada y su liberación en la terminación y al final del periodo de garantía.

Diferencias por país

Reino Unido: La Construction Act exige un mecanismo adecuado para los pagos a cuenta, las notificaciones de pago y las notificaciones de pago reducido (pay less notices). JCT y NEC4 los integran en sus procedimientos de pago, y es habitual una retención de alrededor del 3 al 5 por ciento.
Alemania: El § 16 VOB/B prevé pagos a cuenta (Abschlagszahlungen) por la obra ejecutada, y el § 632a BGB concede un derecho legal a ellos. La retención se pacta normalmente como garantía (Sicherheitseinbehalt) conforme al § 17 VOB/B, y a menudo se sustituye por un aval.
Francia: Los contratos públicos se pagan mensualmente mediante acompte, y la retenue de garantie se limita al 5 por ciento del importe del contrato y se libera tras el año de garantía. Puede sustituirse por una garantía bancaria o caución.
Estados Unidos: Los contratistas solicitan el pago con el formulario AIA G702, con el cuadro de valores continuado en el G703. El retainage, a menudo del 5 al 10 por ciento, está regulado por las leyes estatales de pago puntual de muchos estados.
Internacional: Según FIDIC 2017, el contratista presenta cada mes un Statement y el Ingeniero emite un Interim Payment Certificate. La Retention Money se fija en los Datos del Contrato y normalmente la mitad se libera en la terminación.

Errores frecuentes

Presentar la solicitud tarde y perder un ciclo de pago completo.
Incluir modificaciones reclamadas sin documentación de respaldo, lo que retrasa la certificación de toda la solicitud.
No contrastar la certificación con la solicitud línea por línea, de modo que una certificación a la baja queda sin impugnar.
Olvidar solicitar la liberación de la retención en la terminación y al final del periodo de garantía.
Sobrevalorar los trabajos iniciales para mejorar el flujo de caja, lo que crea problemas más adelante en el proyecto.

En OpenConstructionERP

Módulo: Cost control, EVM and risk

En OpenConstructionERP el módulo Finance gestiona la facturación, los pagos y los presupuestos de cada ciclo de valoración. E-invoice genera y valida facturas electrónicas EN 16931 en las sintaxis CII y UBL cuando los clientes lo exigen. Cost-Value Reconciliation & Cashflow compara el valor ganado con el coste y prevé la caja. El 5D Cost Model y Full EVM aportan las curvas S y los datos de valor que respaldan cada solicitud. Por el lado de la cadena de suministro, Subcontractor Management, del grupo de compras, controla las solicitudes de pago y las retenciones de los subcontratistas.

Finance · E-invoice · Cost-Value Reconciliation & Cashflow · 5D Cost Model · Full EVM · Subcontractor Management

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