Etapa 6 de 7 · Construir

Estimaciones de obra, solicitudes de pago, fondo de garantía

Valorar la obra ejecutada en cada periodo, aplicar el fondo de garantía y lograr que se certifique y se pague.

ProfesionalSidr Grove, Dubai: FIDIC interim payment and retention +11 más
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Resultado: Solicitud de pago de la estimación, certificado de valoración y registro del fondo de garantía
Módulo: Cost control, EVM and risk
Documentos: Payment application
Interim payment certificate
Retention ledger
Normas y referencias: AIA G702/G703
FIDIC 2017 clause 14
UK Construction Act 1996
VOB/B §16

Qué es

Las estimaciones de obra son la forma en que se paga al contratista durante la ejecución. A intervalos fijos, normalmente cada mes, el contratista solicita el pago de los trabajos terminados, los materiales en obra y los cambios acordados, menos los pagos anteriores y el fondo de garantía. El representante del cliente valora la obra, certifica el importe a pagar y el cliente paga dentro del plazo del contrato. El mismo ciclo se repite entre contratistas y subcontratistas.

El flujo de efectivo mantiene en marcha a una empresa constructora, y las estimaciones son su principal fuente. Las solicitudes tardías o subvaloradas tensionan a los contratistas y a su cadena de suministro; la sobrevaloración expone al cliente. El fondo de garantía, normalmente un pequeño porcentaje que se retiene de cada pago y se libera a la terminación y después del periodo de defectos, protege al cliente frente a trabajos incompletos o defectuosos. Valoraciones claras, vinculadas con el catálogo de conceptos y con los registros de avance, reducen la discusión cada mes.

Quién lo hace

Cuantificador del contratista: Prepara la solicitud de pago con la medición y los cambios que la respaldan.
Cuantificador o ingeniero del cliente: Valora la obra y emite el certificado de pago.
Subcontratistas: Presentan sus propias solicitudes al contratista principal.
Finanzas: Emite las facturas, da seguimiento a los cobros y gestiona los pagos atrasados.
Gerente de proyecto: Confirma el avance y aprueba la solicitud antes de presentarla.

Cómo funciona

Medir el trabajo ejecutado
Registrar el avance por concepto del catálogo o por actividad a la fecha de corte de la valoración.
Agregar materiales y cambios
Incluir los materiales en obra cuando el contrato lo permita y los cambios acordados o reclamados.
Calcular el valor bruto
Totalizar el valor del trabajo ejecutado a la fecha y luego descontar el fondo de garantía y los pagos anteriores.
Presentar la solicitud
Enviar la solicitud con su soporte antes de la fecha que fije el contrato.
Valorar y certificar
El lado del cliente revisa la solicitud y emite un certificado o aviso de pago.
Facturar y cobrar
Emitir la factura, incluidos los formatos de factura electrónica (CFDI en México) cuando se requieran, y dar seguimiento al pago.
Administrar el fondo de garantía
Llevar el control del fondo de garantía retenido y liberado a la terminación y al final del periodo de defectos.

Diferencias por país

Reino Unido: La Construction Act exige un mecanismo adecuado para los pagos parciales, los avisos de pago y los avisos de pago menor (pay less notices). JCT y NEC4 los integran en sus procedimientos de pago, y es común un fondo de garantía de alrededor de 3 a 5 por ciento.
Alemania: El § 16 VOB/B prevé pagos parciales (Abschlagszahlungen) por el trabajo ejecutado, y el § 632a BGB otorga un derecho legal a pagos parciales. El fondo de garantía suele pactarse como retención de garantía (Sicherheitseinbehalt) conforme al § 17 VOB/B y con frecuencia se sustituye por una fianza.
Francia: Los contratos públicos pagan cada mes mediante acompte, y la retenue de garantie se limita a 5 por ciento del monto del contrato y se libera tras el periodo de garantía de un año. Puede sustituirse por una garantía bancaria o caution.
Estados Unidos: Los contratistas solicitan el pago con el AIA G702, con el programa de valores (schedule of values) en el G703. El retainage, a menudo de 5 a 10 por ciento, está regulado por muchas leyes estatales de pago oportuno.
Internacional: Conforme a FIDIC 2017, el contratista presenta cada mes una Declaración (Statement) y el Ingeniero emite un Certificado de Pago Interino. La Retención (Retention Money) se fija en los Datos del Contrato y normalmente se libera la mitad al recibir la obra (taking over).

Errores frecuentes

Presentar la solicitud tarde y perder un ciclo de pago completo.
Incluir cambios reclamados sin soporte, lo que retrasa la certificación de toda la solicitud.
No contrastar el certificado con la solicitud renglón por renglón, de modo que la subcertificación no se impugna.
Olvidar solicitar la liberación del fondo de garantía a la terminación y al final del periodo de defectos.
Sobrevalorar los trabajos iniciales para mejorar el flujo de efectivo, lo que genera problemas más adelante en el proyecto.

En OpenConstructionERP

Módulo: Cost control, EVM and risk

En OpenConstructionERP, el módulo Finance maneja la facturación, los pagos y los presupuestos de control de cada ciclo de valoración. E-invoice genera y valida facturas electrónicas EN 16931 en las sintaxis CII y UBL cuando los clientes lo exigen. Cost-Value Reconciliation & Cashflow compara el valor ganado con el costo y pronostica el efectivo. El 5D Cost Model y Full EVM aportan las curvas S y los datos de valor que respaldan cada solicitud. Del lado de la cadena de suministro, Subcontractor Management, del grupo de compras, da seguimiento a las solicitudes de pago y al fondo de garantía de los subcontratistas.

Finance · E-invoice · Cost-Value Reconciliation & Cashflow · 5D Cost Model · Full EVM · Subcontractor Management

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