Thanh toán theo giai đoạn, đề nghị thanh toán, tiền giữ lại

Là gì

Ai thực hiện

Kỹ sư dự toán (QS) của nhà thầu

Lập đề nghị thanh toán kèm khối lượng đo đạc và phát sinh làm chứng từ.

QS hoặc kỹ sư phía chủ đầu tư

Xác định giá trị công việc và ban hành chứng chỉ thanh toán.

Nhà thầu phụ

Nộp đề nghị thanh toán của riêng mình cho tổng thầu.

Tài chính

Phát hành hóa đơn, theo dõi tiền thu và đòi các khoản thanh toán chậm.

Giám đốc dự án

Xác nhận tiến độ và phê duyệt đề nghị trước khi nộp.

Diễn ra thế nào

1. Đo khối lượng đã thực hiện

   Ghi nhận tiến độ theo từng hạng mục bảng khối lượng hoặc công việc tại ngày xác định giá trị.

2. Cộng vật liệu và phát sinh

   Đưa vào vật liệu tại công trường khi hợp đồng cho phép và các phát sinh đã thống nhất hoặc đang đề nghị.

3. Tính tổng giá trị

   Cộng giá trị công việc lũy kế, sau đó trừ tiền giữ lại và các khoản đã thanh toán trước.

4. Nộp đề nghị thanh toán

   Gửi đề nghị kèm hồ sơ chứng từ trước ngày quy định trong hợp đồng.

5. Xác định giá trị và xác nhận

   Phía chủ đầu tư kiểm tra đề nghị và ban hành chứng chỉ hoặc thông báo thanh toán.

6. Xuất hóa đơn và thu tiền

   Phát hành hóa đơn, kể cả định dạng hóa đơn điện tử khi yêu cầu, và theo dõi việc thanh toán.

7. Quản lý tiền giữ lại

   Theo dõi tiền giữ lại và phần được hoàn trả khi hoàn thành và khi kết thúc thời hạn bảo hành.

Khác biệt giữa các nước

Vương quốc Anh

Construction Act yêu cầu cơ chế phù hợp cho thanh toán đợt, thông báo thanh toán (payment notice) và thông báo thanh toán thấp hơn (pay less notice). JCT và NEC4 đưa các nội dung này vào quy trình thanh toán, và tiền giữ lại khoảng 3 đến 5 phần trăm là phổ biến.

Đức

§ 16 VOB/B quy định thanh toán đợt (Abschlagszahlungen) cho phần việc đã làm, và § 632a BGB trao quyền thanh toán đợt theo luật. Tiền giữ lại thường được thỏa thuận dưới dạng đặt cọc bảo đảm (Sicherheitseinbehalt) theo § 17 VOB/B, thường được thay bằng bảo lãnh.

Pháp

Hợp đồng công thanh toán hằng tháng theo acompte, và tiền giữ lại bảo hành (retenue de garantie) bị giới hạn ở 5 phần trăm giá trị hợp đồng, được hoàn trả sau thời hạn bảo hành một năm. Có thể thay bằng bảo lãnh ngân hàng hoặc caution.

Hoa Kỳ

Nhà thầu đề nghị thanh toán trên mẫu AIA G702, với bảng phân bổ giá trị (schedule of values) tiếp tục trên G703. Tiền giữ lại (retainage), thường từ 5 đến 10 phần trăm, được nhiều đạo luật thanh toán nhanh của các bang điều chỉnh.

Quốc tế

Theo FIDIC 2017, nhà thầu nộp Statement mỗi tháng và Kỹ sư ban hành Interim Payment Certificate. Tiền giữ lại (Retention Money) được quy định trong Dữ liệu hợp đồng và thường được hoàn trả một nửa khi nhận bàn giao (taking over).

Lỗi thường gặp

• Nộp đề nghị thanh toán chậm và mất cả một chu kỳ thanh toán.
• Đưa vào các phát sinh đề nghị mà không có chứng từ, làm chậm việc xác nhận toàn bộ đề nghị.
• Không đối chiếu chứng chỉ với đề nghị từng dòng, nên việc xác nhận thấp hơn không bị phản đối.
• Quên đề nghị hoàn trả tiền giữ lại khi hoàn thành và khi kết thúc thời hạn bảo hành.
• Định giá cao công việc giai đoạn đầu để cải thiện dòng tiền, gây rắc rối về sau trong dự án.

Trong OpenConstructionERP