Lệnh thay đổi và khối lượng phát sinh

Là gì

Ai thực hiện

Quản trị hợp đồng hoặc kỹ sư

Ban hành chỉ thị và xác định giá trị của các thay đổi theo hợp đồng.

Kỹ sư dự toán (QS) của nhà thầu

Thông báo thay đổi, lập báo giá, ghi nhận công việc theo ngày công (daywork) và khối lượng đo đạc.

Cán bộ lập tiến độ

Đánh giá tác động của thay đổi lên tiến độ và ngày hoàn thành.

Chủ đầu tư

Quyết định có tiến hành hay không và phê duyệt tác động về chi phí và thời gian.

Đội công trường

Nhận diện thay đổi tại hiện trường và ghi lại sự việc ngay khi xảy ra.

Diễn ra thế nào

1. Nhận diện thay đổi

   Nhận ra khi một chỉ thị, bản vẽ sửa đổi hoặc điều kiện hiện trường khác với phạm vi hợp đồng.

2. Thông báo đúng hạn

   Gửi thông báo bằng văn bản theo hợp đồng trong thời hạn yêu cầu.

3. Ghi nhận sự việc

   Lưu giữ số liệu đo đạc, phiếu công nhật, ảnh chụp và thư từ trong lúc thực hiện thay đổi.

4. Chuẩn bị định giá

   Định giá thay đổi bằng đơn giá hợp đồng nếu áp dụng được, nếu không thì dùng đơn giá hợp lý hoặc chi phí thực tế theo mức hợp đồng cho phép.

5. Đánh giá tác động thời gian

   Chỉ ra thay đổi ảnh hưởng thế nào đến tiến độ và liệu có được gia hạn thời gian hay không.

6. Phê duyệt và ra chỉ thị

   Nhận phê duyệt chính thức và chỉ thị bằng văn bản trước hoặc trong lúc thi công.

7. Cập nhật ngân sách và dự báo

   Đưa thay đổi đã thống nhất vào giá hợp đồng, ngân sách và dự báo chi phí.

Khác biệt giữa các nước

Vương quốc Anh

Hợp đồng JCT xử lý các thay đổi (Variations) và việc định giá theo Valuation Rules. NEC4 coi thay đổi là các sự kiện bồi thường (compensation event), với báo giá được đánh giá dựa trên tác động đến chi phí xác định và tiến độ.

Đức

§ 1 Abs. 3 và 4 VOB/B trao cho chủ đầu tư quyền yêu cầu thay đổi và công việc bổ sung, còn § 2 VOB/B quy định cách điều chỉnh giá. Với hợp đồng xây dựng theo BGB, §§ 650b và 650c quy định thủ tục cho lệnh thay đổi và việc định giá chúng.

Pháp

Theo CCAG-Travaux, chủ đầu tư có thể yêu cầu thay đổi bằng ordre de service, và đơn giá mới (prix nouveaux) được thỏa thuận khi giá hợp đồng không áp dụng được. Trong hợp đồng công, các thay đổi đáng kể bị giới hạn bởi quy định về sửa đổi hợp đồng (avenants).

Hoa Kỳ

AIA A201 quy định các lệnh thay đổi do chủ đầu tư, nhà thầu và kiến trúc sư ký, các chỉ thị thay đổi thi công (construction change directive) khi chưa đạt thỏa thuận, và các thay đổi nhỏ. AIA G701 là mẫu lệnh thay đổi chuẩn.

Quốc tế

Clause 13 của FIDIC 2017 quy định về các thay đổi (variations), có thể do Kỹ sư chỉ thị hoặc nhà thầu đề xuất. Việc định giá theo Sub-Clause 12.3, dùng đơn giá hợp đồng khi thích hợp.

Lỗi thường gặp

• Thi công phần thay đổi theo chỉ thị bằng miệng rồi vài tháng sau mới tìm cách thu hồi chi phí.
• Chỉ định giá chi phí trực tiếp mà bỏ qua tác động về thời gian và gián đoạn thi công.
• Bỏ lỡ thời hạn thông báo theo hợp đồng đối với thay đổi hoặc yêu cầu bồi thường.
• Quản lý sổ thay đổi tách khỏi báo cáo chi phí, khiến dự báo sai.
• Thỏa thuận không chính thức nhiều thay đổi nhỏ cho đến khi cộng lại thành một khoản đáng kể mà không ai phê duyệt.

Trong OpenConstructionERP