Giai đoạn 6/7 · Thi công

Kiểm soát ngân sách và chi phí, giá trị thu được

So sánh ngân sách, chi phí đã cam kết và chi phí thực tế với tiến độ để dự báo chi phí cuối cùng.

Chuyên nghiệpVerwaltungsgebäude Haselmoor: Kostenberechnung nach DIN 276
Video miễn phí18 video

Kết quả đầu ra: Báo cáo chi phí hằng tháng với dự báo chi phí hoàn thành và giá trị thu được
Mô-đun: Cost control, EVM and risk
Tài liệu: Cost report
Cost value reconciliation (CVR)
Earned value report
Tiêu chuẩn và tham chiếu: ISO 21508
EIA-748

Là gì

Kiểm soát chi phí so sánh chi phí lẽ ra phải bỏ ra cho công việc với chi phí đang phát sinh và chi phí dự báo khi hoàn thành. Nó tập hợp ngân sách, chi phí đã cam kết từ các đơn hàng và hợp đồng thầu phụ, chi phí thực tế từ hóa đơn và bảng chấm công, và giá trị công việc đã thực hiện. Quản lý giá trị thu được (EVM) bổ sung một cách đo lường hiệu quả nhất quán, so sánh giá trị kế hoạch, giá trị thu được và chi phí thực tế để cho thấy chênh lệch chi phí và tiến độ.

Kết quả đầu ra là một dự báo mà lãnh đạo có thể căn cứ để hành động. Báo cáo chi phí chỉ cho thấy tiền đã chi thì không nói lên gì về kết quả cuối cùng. Việc đối chiếu chi phí - giá trị định kỳ cho thấy sớm các gói thầu đang lỗ, khi vẫn còn thời gian để khắc phục. Phía chủ đầu tư, kiểm soát chi phí bảo vệ ngân sách và cung cấp thông tin cho quyết định về thay đổi; phía nhà thầu, nó bảo vệ lợi nhuận và dòng tiền.

Ai thực hiện

Kỹ sư dự toán (QS) hoặc cán bộ quản lý chi phí: Lập báo cáo chi phí hằng tháng, đối chiếu chi phí - giá trị và dự báo.
Giám đốc dự án: Giải thích các chênh lệch và hành động để khắc phục chi phí hoặc thời gian.
Cán bộ lập tiến độ: Cung cấp tiến độ thực hiện và giá trị kế hoạch để tính được giá trị thu được.
Tài chính: Cung cấp chi phí thực tế và bảo đảm chúng được gán mã đúng.
Giám đốc thương mại hoặc chủ đầu tư: Xem xét dự báo, rủi ro và chi phí dự phòng của các dự án.

Diễn ra thế nào

Nạp ngân sách
Chuyển dự toán đã duyệt vào ngân sách ở cấp mã chi phí, với chi phí dự phòng được giữ riêng.
Ghi nhận cam kết
Ghi các đơn hàng và hợp đồng thầu phụ thành chi phí cam kết theo đúng mã.
Ghi nhận chi phí thực tế
Đưa vào hóa đơn, chi phí nhân công và máy thi công mỗi kỳ, đã kiểm tra lỗi gán mã.
Đo lường tiến độ thực hiện
Ghi nhận khối lượng công việc đã làm để so sánh giá trị thu được với chi phí thực tế và giá trị kế hoạch.
Đối chiếu chi phí và giá trị
So sánh chi phí lũy kế với giá trị thu được, bao gồm các khoản trích trước cho công việc đã làm nhưng chưa có hóa đơn.
Dự báo chi phí hoàn thành
Ước tính chi phí để hoàn thành từng gói và cộng thêm các rủi ro và thay đổi đã biết.
Báo cáo và hành động
Báo cáo các chênh lệch kèm giải thích và hành động đã thống nhất, rồi theo dõi các hành động đó ở kỳ sau.

Khác biệt giữa các nước

Vương quốc Anh: Nhà thầu thường thực hiện đối chiếu chi phí - giá trị (CVR) hằng tháng cho mỗi dự án. Theo NEC4 phương án C và D, tức các phương án giá mục tiêu, chi phí xác định (defined cost) và phần chia sẻ của nhà thầu được theo dõi sát sao.
Đức: Phía chủ đầu tư, DIN 276 cung cấp cấu trúc cho kiểm soát chi phí qua các giai đoạn thiết kế và Kostenfeststellung khi hoàn thành. HOAI yêu cầu kiến trúc sư thực hiện kiểm soát chi phí (Kostenkontrolle) ở nhiều giai đoạn công việc.
Pháp: Maître d'oeuvre theo dõi chi phí so với giá trị hợp đồng và báo cáo về décompte, còn nhà thầu theo dõi lợi nhuận theo từng lô trong nội bộ. Điều chỉnh giá theo các chỉ số đã công bố là phổ biến và phải được đưa vào dự báo.
Hoa Kỳ: Quản lý giá trị thu được được chuẩn hóa trong ANSI/EIA-748 và được yêu cầu ở nhiều dự án liên bang. Nhà thầu thường theo dõi chi phí cam kết và thực tế theo các phân mục CSI MasterFormat.
Quốc tế: Các bên cho vay và chủ đầu tư ở dự án quốc tế thường yêu cầu báo cáo giá trị thu được kèm đường cong S. Theo hợp đồng FIDIC, báo cáo chi phí phải tính đến phát sinh, điều chỉnh giá và các yêu cầu bồi thường đang xử lý.

Lỗi thường gặp

Báo cáo chi phí thực tế so với ngân sách mà không tính đến các cam kết và khoản trích trước.
Đo tiến độ bằng số tiền đã chi thay vì khối lượng công việc đã làm.
Sử dụng chi phí dự phòng mà không ghi lý do, nên không biết còn bao nhiêu khả năng bao phủ rủi ro.
Bỏ các thay đổi chưa thống nhất ra khỏi dự báo vì chúng chưa được phê duyệt.
Lập những báo cáo không ai hành động theo, không có người chịu trách nhiệm hay thời hạn cho các hành động khắc phục.

Trong OpenConstructionERP

Mô-đun: Cost control, EVM and risk

OpenConstructionERP hỗ trợ kiểm soát chi phí qua module Finance cho ngân sách, hóa đơn, thanh toán và giá trị thu được. Full EVM bổ sung dự báo, đường cong S và phân tích TCPI, còn 5D Cost Model kết hợp theo dõi ngân sách với dự phóng dòng tiền. Cost-Value Reconciliation & Cashflow thực hiện phép so sánh hằng tháng giữa chi phí và giá trị thu được. Project Controls cung cấp góc nhìn chỉ đọc cho lãnh đạo về chi phí, tiến độ, rủi ro và thay đổi, và Risk Register chấm điểm rủi ro và theo dõi biện pháp giảm thiểu để chi phí dự phòng gắn với các rủi ro thực.

Finance · Full EVM · 5D Cost Model · Cost-Value Reconciliation & Cashflow · Project Controls · Risk Register

Ứng dụng chạy tại openconstructionacademy.com/app dành cho học viên các khóa học.