Control de presupuesto y costes, valor ganado

Qué es

Quién lo hace

Cuantificador o administrador de costos

Prepara el reporte mensual de costos, la conciliación de costo y valor y el pronóstico.

Gerente de proyecto

Explica las variaciones y toma acciones para recuperar costo o plazo.

Planeador

Aporta el avance y el valor planeado para poder calcular el valor ganado.

Finanzas

Proporciona los costos reales y se asegura de que estén bien codificados.

Director comercial o cliente

Revisa los pronósticos, el riesgo y los imprevistos de todos los proyectos.

Cómo funciona

1. Cargar el presupuesto de control

   Pasar el presupuesto aprobado al presupuesto de control a nivel de código de costo, con los imprevistos por separado.

2. Registrar los compromisos

   Capturar las órdenes y los subcontratos como costo comprometido en los códigos correctos.

3. Capturar los costos reales

   Incorporar cada periodo las facturas y los costos de mano de obra y maquinaria, revisando errores de codificación.

4. Medir el avance

   Registrar el trabajo ejecutado para poder comparar el valor ganado con el costo real y el valor planeado.

5. Conciliar costo y valor

   Comparar el costo a la fecha con el valor ganado, incluidas las provisiones por trabajo ejecutado y aún no facturado.

6. Pronosticar el costo final

   Estimar el costo por terminar de cada paquete y sumar los riesgos y cambios conocidos.

7. Reportar y actuar

   Reportar las variaciones con sus explicaciones y las acciones acordadas, y dar seguimiento a las acciones el siguiente periodo.

Diferencias por país

Reino Unido

Los contratistas suelen realizar cada mes una conciliación de costo y valor (CVR) en cada proyecto. Con las opciones C y D del NEC4, las de costo objetivo, se vigilan de cerca el costo definido y la participación del contratista.

Alemania

Del lado del cliente, la DIN 276 ofrece la estructura para el control de costos a lo largo de las etapas de diseño y la Kostenfeststellung al terminar. La HOAI obliga al arquitecto a realizar el control de costos (Kostenkontrolle) en varias fases de trabajo.

Francia

El maître d'oeuvre vigila los costos frente al monto del contrato y reporta sobre el décompte, mientras que los contratistas llevan internamente el margen por lote. La revisión de precios mediante índices publicados es común y debe pronosticarse.

Estados Unidos

La gestión del valor ganado está normalizada en ANSI/EIA-748 y se exige en muchos proyectos federales. Los contratistas suelen llevar el costo comprometido y el real por división de CSI MasterFormat.

Internacional

Los financiadores y propietarios de proyectos internacionales suelen pedir reportes de valor ganado con curvas S. En los contratos FIDIC, el reporte de costos debe considerar las órdenes de cambio, el ajuste de precios y las reclamaciones en curso.

Errores frecuentes

• Reportar el costo real frente al presupuesto de control sin considerar los compromisos ni las provisiones.
• Medir el avance por el dinero gastado y no por el trabajo ejecutado.
• Gastar los imprevistos sin registrar por qué, de modo que se desconoce la cobertura de riesgo restante.
• Dejar fuera del pronóstico los cambios no acordados porque todavía no están aprobados.
• Generar reportes sobre los que nadie actúa, sin responsable ni fecha para las acciones correctivas.

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