Контроль бюджета и затрат, освоенный объём

Что это

Кто выполняет

Сметчик или менеджер по затратам

Готовит ежемесячный отчёт о затратах, сверку затрат и стоимости выполненных работ и прогноз.

Руководитель проекта

Объясняет отклонения и принимает меры для возврата в рамки стоимости или сроков.

Плановик

Предоставляет данные о ходе работ и плановый объём, чтобы можно было рассчитать освоенный объём.

Финансовая служба

Предоставляет фактические затраты и следит за их правильной кодировкой.

Коммерческий директор или заказчик

Рассматривает прогнозы, риски и резервы по всем проектам.

Как проходит

1. Загрузить бюджет

   Перенести утверждённую смету в бюджет на уровне кодов затрат, показывая резерв на непредвиденные расходы отдельно.

2. Учесть обязательства

   Отразить заказы и субподряды как принятые обязательства по соответствующим кодам.

3. Собрать фактические затраты

   Каждый период вносить счета, затраты на труд и технику, проверяя ошибки кодировки.

4. Измерить ход выполнения

   Фиксировать выполненные работы, чтобы сравнивать освоенный объём с фактическими затратами и плановым объёмом.

5. Сверить затраты и стоимость работ

   Сопоставить затраты нарастающим итогом с освоенным объёмом, включая начисления за работы, выполненные, но ещё не предъявленные к оплате.

6. Спрогнозировать конечную стоимость

   Оценить затраты до завершения по каждому пакету работ и добавить известные риски и изменения.

7. Отчитаться и действовать

   Сообщать об отклонениях с пояснениями и согласованными мерами и отслеживать выполнение этих мер в следующем периоде.

Различия по странам

Великобритания

Подрядчики, как правило, ежемесячно проводят сверку затрат и стоимости работ (CVR) по каждому проекту. По опциям C и D NEC4 (с целевой стоимостью) тщательно отслеживаются определённые затраты (defined cost) и доля подрядчика.

Германия

Со стороны заказчика DIN 276 задаёт структуру контроля затрат на стадиях проектирования, а по завершении — Kostenfeststellung. HOAI обязывает архитектора осуществлять контроль затрат (Kostenkontrolle) на нескольких стадиях работ.

Франция

Maître d'œuvre контролирует затраты относительно суммы договора и отчитывается по décompte, а подрядчики внутри компании отслеживают маржу по лотам. Пересмотр цен по публикуемым индексам распространён, и его необходимо прогнозировать.

США

Управление освоенным объёмом стандартизировано в ANSI/EIA-748 и требуется на многих федеральных проектах. Подрядчики часто отслеживают принятые обязательства и фактические затраты по разделам CSI MasterFormat.

Международная практика

Кредиторы и заказчики международных проектов часто требуют отчётность по освоенному объёму с S-кривыми. По договорам FIDIC в отчёте о затратах нужно учитывать изменения, корректировку цен и находящиеся в рассмотрении требования.

Типичные ошибки

• Сообщать фактические затраты относительно бюджета, не учитывая принятые обязательства и начисления.
• Измерять ход выполнения по израсходованным деньгам, а не по выполненным работам.
• Расходовать резерв на непредвиденные расходы, не записывая причину, так что остаток покрытия рисков остаётся неизвестным.
• Не включать в прогноз несогласованные изменения на том основании, что они ещё не утверждены.
• Выпускать отчёты, по которым никто не действует, не назначив ответственного и срок для корректирующих мер.

В OpenConstructionERP