Phase 6 von 7 · Bauen

Abschlagsrechnungen, Zahlungsanträge, Sicherheitseinbehalt

Die in jeder Periode erbrachte Leistung bewerten, den Sicherheitseinbehalt abziehen und die Rechnung prüfen und bezahlen lassen.

ProfessionellSidr Grove, Dubai: FIDIC interim payment and retention +11 weitere
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Ergebnis: Abschlagsrechnung, Prüfbescheinigung und Nachweis des Sicherheitseinbehalts
Modul: Cost control, EVM and risk
Dokumente: Payment application
Interim payment certificate
Retention ledger
Normen und Referenzen: AIA G702/G703
FIDIC 2017 clause 14
UK Construction Act 1996
VOB/B §16

Worum es geht

Die Abschlagsrechnung ist der Weg, auf dem der Auftragnehmer während der Bauausführung bezahlt wird. In festgelegten Abständen, meist monatlich, fordert der Auftragnehmer Zahlung für erbrachte Leistungen, auf der Baustelle gelagerte Materialien und vereinbarte Nachträge an, abzüglich früherer Zahlungen und des Sicherheitseinbehalts. Der Vertreter des Bauherrn bewertet die Leistung, bescheinigt den fälligen Betrag, und der Bauherr zahlt innerhalb der vertraglichen Frist. Derselbe Zyklus läuft zwischen Auftragnehmern und Nachunternehmern.

Der Cashflow hält ein Bauunternehmen am Laufen, und die Abschlagsrechnung ist seine wichtigste Quelle. Verspätete oder zu niedrig bewertete Anforderungen belasten Auftragnehmer und Lieferkette; eine Überbewertung setzt den Bauherrn einem Risiko aus. Der Sicherheitseinbehalt, meist ein kleiner Prozentsatz, der von jeder Zahlung zurückgehalten und bei Fertigstellung sowie nach Ablauf der Mängelfrist freigegeben wird, schützt den Bauherrn vor unvollständigen oder mangelhaften Leistungen. Klare Bewertungen, die mit dem Leistungsverzeichnis und den Fortschrittsnachweisen verknüpft sind, verringern den monatlichen Streit.

Wer es macht

Kalkulator bzw. Kostenmanager (Quantity Surveyor) des Auftragnehmers: Erstellt die Zahlungsanforderung mit den zugehörigen Mengenermittlungen und Nachträgen.
Kostenmanager (Quantity Surveyor) oder Ingenieur des Bauherrn: Bewertet die Leistung und stellt die Zahlungsbescheinigung aus.
Nachunternehmer: Reichen ihre eigenen Abschlagsrechnungen beim Hauptauftragnehmer ein.
Finanzen: Stellt Rechnungen aus, überwacht Zahlungseingänge und mahnt verspätete Zahlungen an.
Projektleiter: Bestätigt den Leistungsstand und gibt die Anforderung vor der Einreichung frei.

Wie es abläuft

Erbrachte Leistung aufmessen
Den Fortschritt je Position des Leistungsverzeichnisses oder je Vorgang zum Stichtag der Bewertung erfassen.
Materialien und Nachträge ergänzen
Auf der Baustelle gelagerte Materialien, soweit der Vertrag dies zulässt, sowie vereinbarte oder angemeldete Nachträge aufnehmen.
Bruttowert ermitteln
Den Wert der bis dahin erbrachten Leistungen summieren und anschließend Sicherheitseinbehalt und frühere Zahlungen abziehen.
Anforderung einreichen
Die Anforderung mit Nachweisen vor dem im Vertrag festgelegten Termin versenden.
Bewerten und bescheinigen
Die Seite des Bauherrn prüft die Anforderung und stellt eine Bescheinigung oder eine Zahlungsmitteilung aus.
Abrechnen und einziehen
Die Rechnung stellen, soweit gefordert auch in E-Rechnungsformaten, und den Zahlungseingang verfolgen.
Sicherheitseinbehalt verwalten
Den einbehaltenen Betrag sowie seine Freigabe bei Fertigstellung und am Ende der Mängelfrist nachhalten.

Unterschiede nach Land

Vereinigtes Königreich: Der Construction Act verlangt einen angemessenen Mechanismus für Abschlagszahlungen, Zahlungsmitteilungen und Pay-less-Mitteilungen. JCT und NEC4 bauen diese in ihre Zahlungsverfahren ein, und ein Sicherheitseinbehalt von etwa 3 bis 5 Prozent ist üblich.
Deutschland: § 16 VOB/B sieht Abschlagszahlungen für erbrachte Leistungen vor, und § 632a BGB gewährt einen gesetzlichen Anspruch auf Abschlagszahlungen. Der Sicherheitseinbehalt wird in der Regel als Sicherheitsleistung nach § 17 VOB/B vereinbart und häufig durch eine Bürgschaft abgelöst.
Frankreich: Öffentliche Aufträge werden monatlich per acompte bezahlt, und die retenue de garantie ist auf 5 Prozent des Auftragswerts begrenzt und wird nach Ablauf der einjährigen Garantiefrist freigegeben. Sie kann durch eine Bankbürgschaft oder caution ersetzt werden.
Vereinigte Staaten: Auftragnehmer fordern Zahlung auf dem Formular AIA G702 an, wobei der Wertansatz auf G703 fortgeführt wird. Retainage, oft 5 bis 10 Prozent, ist in vielen einzelstaatlichen Zahlungsfristgesetzen geregelt.
International: Nach FIDIC 2017 reicht der Auftragnehmer monatlich eine Statement ein, und der Engineer stellt ein Interim Payment Certificate aus. Die Retention Money wird in den Contract Data festgelegt, und die Hälfte wird üblicherweise bei der Übernahme freigegeben.

Häufige Fehler

Die Anforderung zu spät einreichen und damit einen ganzen Zahlungszyklus verlieren.
Angemeldete Nachträge ohne Nachweise aufnehmen, was die Bescheinigung der gesamten Anforderung verzögert.
Die Bescheinigung nicht Position für Position mit der Anforderung abgleichen, sodass Kürzungen unwidersprochen bleiben.
Die Freigabe des Sicherheitseinbehalts bei Fertigstellung und am Ende der Mängelfrist zu beantragen vergessen.
Frühe Leistungen überbewerten, um den Cashflow zu verbessern, was später im Projekt Ärger verursacht.

In OpenConstructionERP

Modul: Cost control, EVM and risk

In OpenConstructionERP bearbeitet das Modul Finance Rechnungsstellung, Zahlungen und Budgets für jeden Bewertungszyklus. E-Invoice erzeugt und validiert elektronische Rechnungen nach EN 16931 in den Syntaxen CII und UBL, wo Auftraggeber dies verlangen. Cost-Value Reconciliation & Cashflow vergleicht den erarbeiteten Wert mit den Kosten und prognostiziert die Liquidität. Das 5D Cost Model und Full EVM liefern die S-Kurven und Wertdaten hinter jeder Anforderung. Auf der Lieferkettenseite verfolgt Subcontractor Management in der Beschaffungsgruppe die Abschlagsrechnungen und Sicherheitseinbehalte der Nachunternehmer.

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