Situations de travaux, demandes de paiement, retenue de garantie

De quoi s'agit-il

Qui s'en charge

Économiste de la construction de l'entreprise

Prépare la situation de travaux avec les métrés justificatifs et les avenants.

Économiste de la construction ou ingénieur du maître d'ouvrage

Évalue les travaux et établit le certificat de paiement.

Sous-traitants

Remettent leurs propres situations à l'entreprise principale.

Finance

Émet les factures, suit les encaissements et relance les retards de paiement.

Chef de projet

Confirme l'avancement et valide la demande avant sa remise.

Comment cela se déroule

1. Métrer les travaux réalisés

   Relever l'avancement par poste du DPGF ou par activité à la date d'évaluation.

2. Ajouter matériaux et avenants

   Inclure les matériaux sur site lorsque le contrat l'autorise ainsi que les avenants convenus ou réclamés.

3. Calculer la valeur brute

   Totaliser la valeur des travaux réalisés à ce jour, puis déduire la retenue de garantie et les paiements antérieurs.

4. Remettre la demande

   Envoyer la demande avec ses justificatifs avant la date fixée par le contrat.

5. Évaluer et certifier

   Le côté maître d'ouvrage vérifie la demande et établit un certificat ou un avis de paiement.

6. Facturer et encaisser

   Émettre la facture, y compris aux formats de facture électronique lorsque cela est exigé, et suivre le paiement.

7. Gérer la retenue de garantie

   Suivre la retenue opérée et sa libération à la réception et à la fin de la période de garantie.

Différences selon les pays

Royaume-Uni

Le Construction Act exige un mécanisme adéquat pour les paiements intermédiaires, les avis de paiement et les avis de paiement réduit (pay less notices). JCT et NEC4 les intègrent à leurs procédures de paiement, et une retenue d'environ 3 à 5 pour cent est courante.

Allemagne

Le § 16 VOB/B prévoit des paiements intermédiaires (Abschlagszahlungen) pour les travaux réalisés, et le § 632a BGB confère un droit légal à des paiements intermédiaires. La retenue est généralement convenue sous forme de garantie (Sicherheitseinbehalt) selon le § 17 VOB/B, souvent remplacée par une caution.

France

Les marchés publics se paient mensuellement par acompte, et la retenue de garantie est limitée à 5 pour cent du montant du marché, libérée après le délai de garantie d'un an. Elle peut être remplacée par une garantie bancaire ou une caution.

États-Unis

Les entreprises demandent le paiement sur le formulaire AIA G702, le détail de la répartition des valeurs étant poursuivi sur le G703. La retenue (retainage), souvent de 5 à 10 pour cent, est encadrée par de nombreuses lois d'État sur les délais de paiement.

International

Selon FIDIC 2017, l'entrepreneur remet un Statement chaque mois et l'Engineer délivre un Interim Payment Certificate. La Retention Money est fixée dans les Contract Data et la moitié en est généralement libérée à la prise de possession.

Erreurs courantes

• Remettre la demande trop tard et perdre tout un cycle de paiement.
• Inclure des avenants réclamés sans justificatifs, ce qui retarde la certification de l'ensemble de la demande.
• Ne pas comparer le certificat à la demande ligne par ligne, de sorte qu'une sous-certification n'est pas contestée.
• Oublier de demander la libération de la retenue de garantie à la réception et à la fin de la période de garantie.
• Surévaluer les travaux du début pour améliorer la trésorerie, ce qui crée des difficultés plus tard dans le projet.

Dans OpenConstructionERP